Services de dédouanement, renouvellement d’immatriculation temporaire et connexes

APPEL D'OFFRES COMPÉTITIF

SERVICES DE DÉDOUANEMENT, RENOUVELLEMENT D’IMMATRICULATION TEMPORAIRE ET CONNEXES

  SECTION 1 — PRÉSENTATION DE L'ORGANISATION

1.1 Contexte organisationnel

Dans le cadre du Projet RISE (Reaching Impact, Saturation, and Epidemic Control), mis en œuvre dans l’ensemble des provinces du Burundi, CIP-ICAP Burundi procède régulièrement à l’importation d’équipements, de fournitures médicales, de matériels logistiques ainsi que d’autres biens essentiels à la réalisation de ses activités programmatiques.

Afin de garantir le traitement efficace de ces opérations, l’organisation a besoin des services d’un prestataire spécialisé en dédouanement, capable d’assurer une prise en charge professionnelle, diligente et conforme aux exigences de l’administration douanière burundaise. Par ailleurs, le prestataire devra également appuyer CIP-ICAP Burundi dans les démarches administratives liées au renouvellement des immatriculations temporaires de son parc automobile.

Ces services sont indispensables pour assurer la continuité des opérations du projet, le respect des obligations réglementaires en vigueur et la disponibilité des biens nécessaires à la mise en œuvre des activités sur le terrain.

1.2 Objet de l'appel d'offres

Le présent appel d’offres a pour objet la sélection d’un prestataire qualifié pour la fourniture de services de dédouanement et de services administratifs connexes au profit de CIP-ICAP Burundi pour une période de trois (3) mois renouvelable.

Le marché couvre notamment :

• Les opérations de dédouanement des équipements, fournitures médicales, matériels logistiques et autres biens importés par CIP-ICAP Burundi ;
• Le suivi des procédures administratives et douanières auprès des autorités compétentes ;
• L'assistance dans les démarches d’exonération douanière lorsque nécessaire ;
• Le renouvellement des immatriculations temporaires des véhicules de l’organisation ;
• Toute autre prestation connexe nécessaire à la bonne exécution des opérations d’importation de CIP-ICAP Burundi.

Le prestataire retenu devra assurer l’exécution de ces services dans le respect de la réglementation en vigueur, des délais requis et des standards professionnels applicables.

  SECTION 2 — PÉRIMÈTRE DES PRESTATIONS

2.1 Services requis

Le prestataire devra assurer, de manière non exhaustive, les services suivants :

1. A) Services de dédouanement à l'import

• Réception et vérification des documents d'expédition (factures, listes de colisage, connaissements, certificats d'origine, etc.)
• Classement tarifaire des marchandises selon la nomenclature douanière nationale
• Établissement et dépôt des déclarations douanières
• Gestion des procédures d'exonération fiscale et douanière applicables aux ONG (obtention des attestations d'exonération TVA, droits de douane)
• Liaison avec les services douaniers, portuaires/aéroportuaires et autres administrations compétentes
• Suivi et enlèvement des marchandises auprès des services de contrôle douanier
• Gestion des éventuelles inspections physiques et des litiges douaniers

1. B) Services connexes

• Suivi des expéditions et production de rapports réguliers à l’organisation
• Conseil et assistance sur la réglementation douanière en vigueur
• Gestion des procédures d’admission temporaire, le cas échéant

  SECTION 3 — QUALIFICATIONS REQUISES DES SOUMISSIONNAIRES

3.1 Critères de qualification obligatoires

Tout soumissionnaire doit obligatoirement satisfaire aux conditions suivantes pour que son offre soit recevable :

• Être légalement enregistré et autorisé à exercer des activités de transit et dédouanement dans le pays d'exécution
• Détenir une licence/agrément douanier en cours de validité délivré par les autorités compétentes
• Justifier d'au moins [5] années d'expérience dans la fourniture de services de dédouanement
• Avoir traité au moins [10] dossiers de dédouanement pour le compte d'ONG ou d'organisations internationales au cours des [3] dernières années
• Être en règle vis-à-vis des obligations fiscales et sociales nationales

3.2 Expérience souhaitée

• Expérience confirmée avec des procédures d'exonération ONG/organismes internationaux
• Connaissance des réglementations douanières spécifiques aux importations humanitaires
• Expérience de travail avec des organisations financées par USAID, UE, UNHCR ou bailleurs comparables
• Capacité à opérer dans plusieurs points d'entrée du territoire (port, aéroport, postes frontières terrestres)

  SECTION 4 — COMPOSITION DE L'OFFRE

4.1 Documents administratifs

1. Lettre de soumission signée et cachetée
2. Copie des statuts de la société / certificat d'enregistrement légal
3. Copie de la licence douanière / agrément de transit en cours de validité
4. Attestation de régularité fiscale et sociale datant de moins de 3 mois
5. Déclaration sur l'honneur de non-conflit d'intérêt et non-débarquement
6. Liste des références clients des 5 dernières années (ONG / organisations internationales)
7. Organigramme et CV du personnel clé dédié au compte

4.2 Offre technique

1. Présentation de l'entreprise (historique, capacités, implantations)
2. Description détaillée de la méthodologie de traitement des dossiers de dédouanement
3. Procédures de gestion des exonérations ONG et des régimes douaniers spéciaux
4. Dispositif de reporting et de communication avec le client
5. Délais de traitement garantis par type de dossier
6. Plan de gestion des situations d'urgence et des dossiers prioritaires
7. Liste des points d'entrée couverts et des correspondants locaux

4.3 Offre financière

L'offre financière devra être présentée selon le bordereau de prix en précisant :

• Les honoraires par prestation (dédouanement standard, transit, renouvellement I.T, Demande I.T)
• Les frais fixes et les frais variables selon la nature/valeur des marchandises
• Les conditions de facturation et de paiement souhaitées
• La durée de validité de l'offre (minimum 90 jours)

 Note : Les prix doivent être exprimés en FBU TTC. Tout débours sera refacturé sur justificatifs originaux.

  SECTION 5 — CRITÈRES D'ÉVALUATION ET SÉLECTION

5.1 Grille d'évaluation

Les offres recevables seront évaluées selon les critères suivants :

• Processus de sélection

1. Vérification de la recevabilité administrative — dossiers incomplets éliminés
2. Évaluation technique par le comité d'évaluation
3. Évaluation financière des offres techniquement qualifiées
4. Score combiné technique + financier
5. Vérification des références du prestataire présélectionné
6. Notification de la décision et négociation du contrat

  SECTION 6 — MODALITÉS DE SOUMISSION

6.1 Format et dépôt

Les offres, rédigées en français et sous pli fermé, devront être déposées vendredi le 30 octobre 2026 à 11h00 dans la salle de réunion de CIP-ICAP et l’ouverture se fera en présence des soumissionnaires à la même heure.

L’adresse physique de CIP-ICAP Burundi :

Bureau CIP-ICAP Burundi

ROHERO I, Boulevard Mwezi Gisabo No33, Intahe Plazza House, 3ème niveau — Bujumbura, Burundi

Tél. : +257 22 28 08 82 | www.icap.columbia.edu

6.2 Confidentialité et intégrité

• Toute communication entre soumissionnaires concernant cet appel d'offres est strictement interdite
• Toute tentative d'influence sur le comité d'évaluation entraînera la disqualification immédiate
• Les offres reçues après la date limite ne seront pas examinées
• CIP-ICAP Burundi se réserve le droit d'annuler ou de relancer la procédure sans obligation de motiver sa décision

6.3 Contact pour questions

Toute question relative au présent appel d'offres doit être adressée exclusivement par écrit à :

TEAM Procurement

Email : burundiproteam@cumc.columbia.edu

  SECTION 7 — CONDITIONS CONTRACTUELLES

7.1 Type de contrat

Un contrat-cadre de prestation de services sera conclu avec le prestataire sélectionné pour une durée de 3 mois, renouvelable, sous réserve d'évaluation satisfaisante des performances.

7.2 Obligations du prestataire

• Respecter les délais de traitement convenus pour chaque type de dossier
• Maintenir la confidentialité sur les importations et activités de l'organisation
• Fournir des rapports mensuels sur les dossiers traités (statut, délais, coûts)
• Désigner un point focal dédié disponible 24h/24 pour les urgences
• Informer immédiatement l'organisation de tout blocage douanier ou retard prévisible
• Respecter les procédures anti-corruption et les politiques de l'organisation
• Maintenir toutes les licences et autorisations requises en cours de validité

7.3 Pénalités

Des pénalités de retard pourront être appliquées en cas de non-respect des délais convenus, selon les modalités définies dans le contrat. CIP-ICAP Burundi se réserve le droit de résilier le contrat en cas de manquements répétés ou graves.

Toute offre reçue après cette date et heure sera rejetée.

Dr Ruben Sahabo
Directeur Pays