Production d’une vidéo d’impact pour la documentation des réalisations du projet
Job Description
Appel d’offres
Production de vidéos pour la documentation des histoires de succès
Projet « Francophonie Numérique au Burundi » financé par l’Ambassade de France au Burundi
Référence de publication :
BSF AO/2026/02
Mai 2026
TABLE DES MATIÈRES
A – INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
3. Objectifs de l’appel d’offres
4. Planning de l’appel d’offres
5. Questions et Clarifications
7. Instructions pour soumettre une offre
9. Langue des offres et procédure
10. Coûts de préparation des offres
11. Ouverture, évaluation des offres et critères de sélection
12. Notification d’attribution et signature du contrat
15. Annulation de la procédure d’appel d’offres
B – SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES et COMMERCIALES
a. Matériel de prise de vue et de son
3. Autorisations et validations
A – INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
En soumettant une offre, le soumissionnaire accepte sans aucune restriction la totalité des conditions spécifiques et générales de cet appel d’offres comme étant la seule base de cette procédure de passation de marché.
Le soumissionnaire accepte les Conditions Générales de Bibliothèques Sans Frontières ou précisera dans son offre ses éventuelles conditions de vente.
Si le soumissionnaire souhaite émettre d’autres réserves, il devra les lister dans une lettre spécifique. Cette lettre sera remise en même temps que l’offre.
La soumission d’une offre ne contenant pas toutes les informations et documents demandés avant la date limite indiquée pourra entraîner le refus de l’offre en question.
1. Préambule
Bibliothèques Sans Frontières, association française de loi 1901, travaille depuis 2007 à porter la connaissance à ceux qui en sont privés. Aujourd’hui, un réfugié passe en moyenne 18 ans dans un camp de réfugiés, 750 millions de personnes dans le monde ne savent ni lire ni écrire et 50% de la population mondiale n’a pas accès à internet. L’accès à la connaissance permet l’exercice de ses droits, l’inclusion dans la société et l’émancipation de tous.
C’est pourquoi depuis 13 ans, Bibliothèques Sans Frontières agit auprès de 6 millions de personnes en France et dans 50 pays à travers le monde pour apporter un accès à l’information, à l’éducation et à la culture. Pour agir, Bibliothèques Sans Frontières a créé des outils révolutionnaires comme l’Ideas Box – une médiathèque en kit designée par Philippe Starck – ou l’Ideas Cube – une bibliothèque numérique et ultraportative. Dans tous ses projets, l’association défend l’innovation, le partage, le respect et la diversité culturelle.
L’expertise de BSF dans la création de contenus est reconnue depuis de nombreuses années. C’est pourquoi en 2019, BSF a créé Le Lab. A la fois pôle produit et pôle de recherche et développement, le Lab est l’incarnation de l’esprit d’innovation de BSF. Le Lab est le noyau d’expertise et d’innovation de BSF.
2. Présentation du projet
La finalité de ce projet est de renforcer la maitrise de la langue française et de redynamiser le réseau des CLAC afin d’améliorer l’insertion professionnelle des Burundais.
Plus spécifiquement, les activités de ce projet permettront d’améliorer l’employabilité, l’insertion professionnelle et l’entrepreneuriat des jeunes burundais à travers une meilleure maîtrise de la langue française et de redynamiser le réseau des CLAC au Burundi par une approche numérique innovante d’accès à l’information.
Il touchera 22 500 jeunes usagers des CLACs, 2 000 jeunes diplômés niveau licence, ou ayant intégré un parcours de formation professionnelle en recherche d’emploi et 12 professeurs de FOS maîtrisant les connaissances et les pratiques dans le domaine de la didactique du FOS/FSP à visée professionnelle, ainsi que 30 Organisations de la société civile ayant des activités au sein des CLACs bénéficiaires du projet.
Pour avoir de l’impact auprès des bénéficiaires ci haut cités, des initiatives innovantes reposant sur des outils et approches numériques sont proposées dans le projet :
- Création de l’application « KARIBU » – dispositif innovant d’apprentissage du français conversationnel et professionnel via une application accessible offline.
- Dotation de 2000 cartes « Kajou » – donnant accès à des milliers de ressources numériques adaptées au contexte burundais (langue, besoins).
- Déploiement d’une bibliothèque numérique « Ideas Cube » avec des milliers de ressources numériques (FLE, employabilité, entreprenariat, etc.) dans 15 CLACs et 1 au CEBULAC.
3. Objectifs de l’appel d’offres
BSF souhaite recruter une maison spécialisée dans la production de contenus audio-visuels afin de produire une vidéo d’impact, permettant de documenter les résultats et l’impact des actions du projet.
Objectifs de la prestation :
- Documenter les grandes réalisations du projet
- Mettre en valeur les résultats : montrer concrètement les impacts positifs du projet (témoignages, transformations visibles).
La production audiovisuelle envisagée abordera trois thématiques principales :
- L’incidence du déploiement d’un kit Ideas Cube dans un espace dédié à la jeunesse, en mettant en lumière ses retombées pédagogiques.
- L’impact de l’utilisation de l’application Karibu déployé auprès de 2000 jeunes.
- L’influence des activités centrées sur le livre, en tant que vecteur de savoir et de créativité.
- Les acquis de la formation sur l’élaboration de référentiels et conception de séquences pédagogiques en français des affaires et en français de l’administration.
- L’impact des initiatives génératrices de revenus au sein des associations culturelles, en soulignant leur rôle dans la pérennisation des projets et le renforcement de l’autonomie des structures.
4. Planning de l’appel d’offres
| ETAPES | DATE |
| Date de publication de l’avis d’appel d’offre | 08/05/2026 |
| Date limite pour demander des clarifications à Bibliothèques Sans Frontières | 13/05/2026 |
| Date limite de réponse de Bibliothèques Sans Frontières | 14/05/2026 |
| Date limite de soumission des offres (date de réception) | 15/05/2026 |
| Analyse des offres | 18/05/2026 |
| Signature du contrat | 25/05/2026 |
5. Questions et Clarifications
Si Bibliothèques Sans Frontières, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’un candidat, ajoute ou clarifie des informations au dossier d’appel d’offres, ces informations seront envoyées par écrit et partagées en même temps avec tous les autres soumissionnaires potentiels.
Les soumissionnaires peuvent adresser leurs questions par écrit à l’adresse suivante, par e-mail, en y indiquant la référence de l’Appel d’Offres :
Mail : candidatures.burundi@bibliosansfrontieres.org
6. Éligibilité
La participation à l’appel d’offres est ouverte de manière égale à toute personne physique ou morale et à toutes les sociétés.
Cependant, afin de respecter les règles de certains des bailleurs qui financent les programmes de Bibliothèques Sans Frontières, les participants à l’appel d’offre devront clairement stipuler dans leur offre la nationalité de leur entreprise.
7. Instructions pour soumettre une offre
7.1 – Format de réponse
Les offres devront être soumises :
- Par email à l’adresse suivante : candidatures.burundi@bibliosansfrontieres.org avec pour objet « Proposition technique & financière – Production d’une vidéo d’impact/ Projet FRANUBU »
- Les offres soumises devront comporter 3 fichiers distincts : l’un contenant la proposition technique, la proposition financière et les documents administratifs.
L’offre devra être reçue au plus tard le 15/5/2026 à 12h00. La date et l’heure de réception fait foi.
NB : les offres soumises en retard ne seront pas considérées.
7.2 – Contenu des offres
Le soumissionnaire doit fournir dans sa proposition des informations suffisantes pour démontrer son respect des conditions requises établies dans chaque partie de cet Appel d’Offres. La proposition inclura, au minimum :
- Une proposition technique, dans un fichier distinct, qui devra indiquer :
- Une note de cadrage concernant la compréhension de la mission, l’approche proposée et la présentation des points de vigilance à prendre en compte ;
- Une proposition de calendrier de mise en œuvre ;
- Le matériel qui sera utilisé ;
- Détail des rôles et responsabilités au sein de l’équipe du prestataire ;
- Détail du rôle attendu de BSF
- La présentation du prestataire comprenant les profils de l’équipe et les contenus audiovisuels pertinents déjà réalisés (et lien vers le visionnage de ces contenus pour appréciation)
- Une proposition financière, dans un fichier distinct, détaillée pour chaque mission, qui devra inclure :
- Honoraires (par fonction) ;
- Location de matériel si nécessaire ;
- Frais nécessaires aux déplacements et hébergement ;
- Tout autre frais identifié par le soumissionnaire ;
- Une proposition de prix total en BIF ;
- Un dossier administratif comprenant :
- Le NIF de l’organisation soumissionnaire
- Statut et adresse du soumissionnaire ou consultant
- Le compte bancaire au nom de l’organisation soumissionnaire.
Tout soumissionnaire qui ne fournira pas tous les documents mentionnés ci-dessus et dans les formats demandés peut voir sa proposition exclue.
8. Période de validité
Les prestataires s’engagent à soumettre une offre qui restera valide pour une période de trente (30) jours minimums à compter de la date limite de soumission.
Cependant, les prix et conditions définis dans le contrat signé avec le prestataire sélectionné devront être valides pendant 6mois après la signature du contrat.
9. Langue des offres et procédure
Les offres ainsi que toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’offre échangés entre le soumissionnaire et Bibliothèques Sans Frontières doivent être rédigés en français.
Les documents justificatifs et autres documents fournis par le soumissionnaire peuvent être rédigés dans une autre langue, pourvu qu’ils soient accompagnés d’une traduction exacte en Français.
Toutefois, pour l’interprétation de l’offre, la version française prévaudra.
10. Coûts de préparation des offres
Aucun des frais engagés par le soumissionnaire pour préparer et soumettre son offre n’est remboursable. Tous ces coûts seront uniquement à sa charge.
11. Ouverture, évaluation des offres et critères de sélection
11.1 – Evaluation
Aucune excuse ne sera acceptée pour les soumissions d’offres tardives. Les offres qui arriveront trop tard seront rejetées sans être évaluées.
L’évaluation des offres sera effectuée à Bujumbura par un comité d’évaluation composé de représentants de Bibliothèques Sans Frontières du bureau des Grands Lacs.
L’ouverture des propositions sera réalisée en deux temps : dans un premier temps, ne seront ouvertes que les propositions techniques, et dans un second temps, les propositions financières des candidats franchissant le seuil de qualification technique.
Il est porté à la connaissance des soumissionnaires que tous les éléments mentionnés dans ces Termes de Références.
BSF attend des soumissionnaire une bonne compréhension des missions attendues et de l’adéquation de leurs offres aux termes de références.
Les offres seront évaluées selon les critères énumérés ci-dessous :
- Capacité à remplir les conditions requises par l’appel d’offres
- Respect des termes et conditions de Bibliothèques Sans Frontières
- Offre technique : compréhension des termes de référence, méthodologie, expériences du ou des consultants
- Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, équilibre budgétaire des missions à effectuer.
L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante :
| Critères | |
| OFFRE TECHNIQUE | 80% |
| Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée et recommandations | |
| Matériel proposé pour l’accomplissement de ce travail | |
| Références et expertise du prestataire | |
| Expérience de travail démontrée dans la production de contenus audiovisuel | |
| CV des membres de l’équipe/partage des responsabilités | |
| Calendrier prévisionnel d’intervention | |
| OFFRE FINANCIERE | 20% |
| Le coût moyen par vidéo sera pris en considération dans l’analyse. | |
| TOTAL | 100% |
Toute information concernant le projet et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel d’offres.
De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.
Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement, le comité d’évaluation peut demander aux prestataires, par écrit, d’apporter sous 48 heures des clarifications concernant leur offre, sans qu’ils puissent pour autant la modifier. Aucune de ces demandes de clarifications ne doit viser à corriger d’éventuelles erreurs initiales ou des manquements affectant la performance du contrat ou faussant la compétition.
Aucune excuse ne sera acceptée pour les soumissions d’offres tardives. Les offres qui arriveront trop tard seront rejetées sans être évaluées.
11.2 – Budget
Le budget total maximum pour l’ensemble de la prestation est compris entre 10.000.000 et 15.000.000 BIF toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain incluses.
Les budgets doivent être présentés en BIF.
12. Notification d’attribution et signature du contrat
Le soumissionnaire sélectionné sera informé par mail que son offre a été acceptée (notification d’attribution).
Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus en seront informés par e-mail.
Dans les 5 jours ouvrables suivant la réception du contrat, le prestataire retenu devra le signer, le dater et le renvoyer à Bibliothèques Sans Frontières. Le prestataire sélectionné devra communiquer le numéro ainsi que les références exactes du compte en banque sur lequel les paiements seront versés.
Si l’attributaire ne renvoie pas le contrat signé sous 5 jours ouvrables, Bibliothèques Sans Frontières peut, après notification, considérer l’attribution comme nulle et non avenue.
13. Propriété des offres
Bibliothèques Sans Frontières détient la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de cette procédure d’appel d’offres. Par conséquent, les offres ne seront pas renvoyées aux soumissionnaires.
14. Contrat
Le contrat qui sera conclu entre le prestataire retenu et Bibliothèques Sans Frontières sera établi selon l’accord cadre standard de Bibliothèques Sans Frontières.
Le contrat sera composé des éléments suivants, par ordre décroissant d’importance :
- Les spécifications et conditions listées dans le présent Cahier des Charges
- L’offre du prestataire sélectionné
- Les conditions spécifiques proposées par le prestataire retenu et explicitement acceptées par Bibliothèques Sans Frontières, par exemple à la suite de clarifications.
15. Annulation de la procédure d’appel d’offres
En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés par Bibliothèques Sans Frontières.
Une annulation peut se produire quand :
- La procédure d’appel d’offres a été infructueuse, à savoir quand Bibliothèques Sans Frontières n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout ;
- Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement modifiés ;
- Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ;
- Toutes les offres techniquement conformes dépassent le budget disponible ;
- Des irrégularités se sont produites dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci ont empêché une concurrence loyale.
B – SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES et COMMERCIALES
1. Prestations attendues
Les phases suivantes sont attendues des prestataires :
Phase 1 : Réunion de cadrage avec BSF
Le prestataire se réunira avec BSF en début de mission afin de repréciser les objectifs de la prestation, le calendrier des activités et les modalités de tournage des capsules vidéo.
Phase 2 : Tournage de la vidéo d’impact
En fonction des besoins techniques ou pratiques, le prestataire pourra être amené à se rendre dans certaines provinces où se trouvent les outils de BSF ou les partenaires.
Localisation et calendrier de mise en œuvre :
Les localisations précises seront à déterminer conjointement entre BSF et le prestataire en fonction des partenaires identifiés. Les localisations mentionnées dans le tableau ci-dessous sont données à titre indicatif afin de faciliter l’élaboration de l’offre financière.
Les activités sont à prévoir entre mi-mai et juin 2026. Le calendrier précis des activités sera établi avec BSF.
Pour rappel, les frais de déplacement et d’hébergement le cas échéant sont à la charge du prestataire.
| Type d’action | Participants | Localisation | Temporalité indicative |
| Réunion de cadrage avec BSF | BSF, prestataire | Bujumbura, bureau de BSF ou du prestataire | Mi-mai 2026 |
| Tournage de la vidéo d’impact | Animateurs.rices et bénéficiaires des CLACs | Bujumbura (Mubimbi, Bubanza), Gitega( Kibimba , Kibumbu) , Butanyerera (Gitobe, Gatsinda) | Semaine du 25 Mai et du 1er Juin 2026 |
Phase 4 : Montage et présentation des vidéos
Le prestataire aura la charge de procéder au montage des vidéos.
Toutes les vidéos produites devront être compréhensibles à la fois par des personnes ne parlant que le français et des personnes ne parlant que le kirundi. Le/la prestataire sera responsable de la traduction (sous-titrage) de tous les témoignages en kirundi vers le français et du français vers le kirundi. BSF validera la traduction.
Une version « nue », sans sous-titres, sera également remise à BSF afin de permettre le sous-titrage dans d’autres langues au besoin par BSF.
BSF fournira les logos à intégrer aux vidéos et autres éléments propres à sa charte graphique.
Phase 5 : Validation des vidéos
BSF aura la charge de valider le livrable , en impliquant également les différents partenaires (CEBULAC notamment).
a. Matériel de prise de vue et de son
Le prestataire décrira dans son offre le matériel de prise de vue et de son qui sera utilisé. A minima, le matériel suivant est attendu :
- Camera ou appareil photo reflex (avec un objectif pour portrait)
- Micro-cravate (ou micro, casque audio et perche)
- Un trépied ou un steadicam ou slider.
- Si possible, spot lumière ou parapluie réflecteur
BSF se basera sur les précisions contenues dans l’offre pour l’évaluation des soumissionnaires.
b. Organisation de la mission
BSF organisera une rencontre avec le prestataire afin d’apporter des précisions sur le projet et les attendus de la maison de production.
Au lancement de la mission, le prestataire devra solliciter auprès de BSF tout détail, information ou document nécessaire pour l’exercice de sa mission.
2. Livrables attendus
| Livrable | Date de réception souhaitée |
| Vidéo d’impact sur les grandes réalisations du projet | 19 juin 2026 |
3. Autorisations et validations
Tous les livrables seront libres de droits et utilisables par BSF sans restriction (licence CC BY SA).
Le/la prestataire sera responsable d’obtenir le consentement des personnes dont l’image, le nom et la parole seront enregistrées, et remettra ces consentements à BSF (utilisation du formulaire « autorisation droit à l’image » de BSF).
Plusieurs allers-retours seront envisageables afin de parvenir à une version validée des livrables par BSF et ses partenaires.
4. Paiement
Tous les paiements seront effectués par chèque ou virement bancaire sur le compte du prestataire selon l’échéancier convenu dans le contrat.
Les paiements seront réalisés par tranche :
- 1ère tranche équivalent à 40 % à la signature du contrat
- 2ème tranche équivalent à 50 % à la réception de la première version du livrable
- 3ème tranche équivalent à 10 % après la validation finale du livrable.
Le prestataire est chargé de proposer un échéancier sur cette base dans sa proposition financière.
Tous les paiements seront effectués en BIF, par chèque ou virement bancaire.
Les paiements auront lieu après réception de factures originales émises par le prestataire.
