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CORDAID


DOSSIER D’APPEL D’OFFRES OUVERT INTERNATIONAL DE RECRUTEMENT D’UN CABINET D’AUDIT POUR REALISER L’AUDIT FINANCIER DU PROJET D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DE LA FINANCE INNOVATRICE RURALE (PADFIR).

Réf : N° CORDAID-BDI- CBU03/550407/2026/001

Date de publication : Le 27/03/2026.     

Avis d’appel d’offres ouvert International

  1. Contexte

Dans le cadre de la mise en œuvre du Projet d`Appui au Développement de la Finance Innovatrice Rurale « PADFIR) au Burundi, financé par le Gouvernement du Royaume des Pays-Bas à travers son ambassade au Burundi, Cordaid Burundi lance un avis d’appel d`offre ouvert international pour le recrutement d’un cabinet d’audit dudit projet pour la période du 1er Janvier 2025 au 31 mai 2026.

  1. Conditions de participation

Le marché est ouvert à égalité de conditions à tous les cabinets d’audit comptable et financier jouissant des capacités matérielles, financières et techniques suffisantes.

  1. Consultation du dossier d’appel d’offres

Le Dossier d’Appel d’Offres (DAO) est disponible sur les sites suivants à partir du 27/03/2026:

Toute question administrative et technique concernant le présent appel d’offres devra être adressée par écrit à l’adresse électronique suivante : procurement.burundi@cordaid.org avec mention de la référence de publication.

  1. Date limite de soumission des offres

Les offres seront envoyées uniquement par voie électronique à l’adresse procurement.burundi@cordaid.org avec en objet la référence Réf : N° CORDAID-BDI- CBU03/550407/2026/001 au plus tard le 27/04/2026 à 23h00, heure de Bujumbura.

               POUR CORDAID BURUNDI   

Leentje Janna van Ooijen

Directrice Cluster BDI/RDC

 

DOSSIER D’APPEL D’OFFRES OUVERT INTERNATIONAL DE RECRUTEMENT D’UN CABINET D’AUDIT POUR REALISER L’AUDIT FINANCIER DU PROJET D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DE LA FINANCE INNOVATRICE RURALE (PADFIR).

Réf : N° CORDAID-BDI- CBU03/550407/2026/001

Date de publication : Le 27/03/2026.          

Avis d’appel d’offres ouvert Internationanal

  1. INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

Les présentes instructions aux soumissionnaires définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions dans le cadre du présent appel d’offres.

  1. Conditions de participation
  • Le marché est ouvert à égalité de conditions à tous les cabinets d’audit comptable et financier ayant des compétences requises à l’exécution de ce marché
  • Ne peuvent participer au présent appel d’offres ni être attributaires d’un marché les personnes physiques ou les entités légales :
  • Qui n’ont pas acquitté les droits, taxes, impôts, cotisations, contributions, redevances ou prélèvements de quelque nature que ce soit, ou à défaut, ne peuvent justifier par un document de l’Administration concernée du respect de leurs obligations en matière fiscale et sociale.
  • est en faillite ou en voie de liquidation ou cessent ses activités, font l’objet d’une administration judiciaire, d’une mise sous séquestre ou dans une situation analogue ;
  1. Validité des offres
    • Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une durée de quatre-vingt-dix (90) jours calendaires, à compter de la date d’ouverture des offres.
    • Dans des circonstances exceptionnelles, avant l’expiration du délai initial de validité des offres, Cordaid Burundi pourra demander par écrit aux soumissionnaires de prolonger la durée de validité pour une durée additionnelle déterminée.
    • Les soumissionnaires qui accepteront de prolonger la période de validité de leur offre ne seront pas autorisés à modifier leur offre.
  1. Monnaie

La monnaie de soumission est l’EURO.

  1. Langue des offres
    • Les offres et les correspondances entre le soumissionnaire et Cordaid devront être rédigées en français.
  2. Information
  • Les questions relatives au présent appel d’offres doivent être envoyées à l’adresse électronique burundi@cordaid.org cinq (5) jours avant la date limite de remise des offres.
  • Cordaid pourra juger de diffuser la réponse à tous les soumissionnaires sans toutefois identifier le demandeur.
  1. Soumission des offres
  • Les dossiers des soumissionnaires seront uniquement envoyés par voie électronique à l’adresse burundi@cordaid.org, au plus tard le le 27/04/2026 à 23h00.

L’objet du courriel portera la mention « Réf : N° CORDAID-BDI- CBU03/550407/2026/001».

  • Le dossier de soumission comprendra deux fichiers distincts nommés respectivement « offre technique » en PDF et « offre financière » en PDF et EXCEL.
  • Les offres soumises par d’autres canaux que celui évoqué ci-haut ne seront pas prises en considération.
  • Toute offre qui arrive au-delà des délais fixés ne sera pas considérée.
  • Cordaid Burundi pourra, à son gré, reporter la date limite fixée pour le dépôt des offres en publiant un additif. Dans ce cas, tous ses droits et obligations ainsi que ceux des soumissionnaires précédemment régis par la date limite initiale seront régis par la nouvelle date limite
  1. Analyse des offres
  • Les offres seront analysées par la commission désignée.
  • Le comité établira un procès-verbal qui indique le nom, la date et l’heure de soumission de chaque offre.
  • Dès l’ouverture des réunions de la commission, aucune information relative à l’examen, à la clarification, à l’évaluation et à la comparaison des offres ni aucune recommandation concernant l’attribution du marché ne pourra être divulguée jusqu’à ce que le marché ait été attribué.
  • L’analyse des offres se fera à huit-clos par la Commission.
  1. Contenu des offres

Les dossiers devront inclure :

  • Critères administratifs d’éligibilité à l’analyse de l’offre technique

Documents à présenter :

Critères Documents requis Vérification
 

Statut légal et existence

  

–       Copie des statuts ou équivalent officiel de constitution

–       Preuve d’enregistrement légal de l’entreprise

  

Vérifier la validité et l’existence légale du soumissionnaire
Identification fiscale et obligations légales  

–       Numéro d’identification fiscale ou équivalent

–       Attestation de conformité fiscale délivrée par l’autorité compétente, valide à la date de soumission

–       Preuve de conformité avec les obligations sociales ou d’assurance des employés

  

Assurer que le soumissionnaire est en règle avec les obligations fiscales et sociales
Membre de l’IFAC  

–       Attestation

 

  

Vérifier la validité et l’existence du document
Formulaire de renseignements sur le soumissionnaire (Annexe 1) –       A remplir Vérifier si bien rempli
 

Déclaration pour les candidats et soumissionnaires complété et signé (Annexe 2).

  

–       A remplir

 Vérifier si bien rempli
  • Offre technique
  • Lettre de motivation adressée à Madame la Directrice du cluster de Cordaid Burundi-RDC ;
  • Une note sur la compréhension des TDRs et description de la méthodologie à suivre pour la réalisation de la mission ;
  • Une présentation du cabinet faisant ressortir ses qualifications et expériences professionnelles similaires ;
  • Un plan d’action avec chronogramme prévisionnel de l’audit ;
  • Une lettre d’engagement du cabinet pour la conduite de la mission ;
  • Les CV détaillés des personnes proposées pour réaliser l’audit, mettant en lumière les tâches de la mission leur expérience en matière d’audit comptable et financier des projets/programmes similaires ainsi que 3 des références, au minimum trois ;
  • Les copies de diplômes de chaque membre de la mission attestant leurs niveaux d’étude
  • Au moins trois attestations de bonne fin du cabinet d’audit pour avoir réalisé l’audit comptable et financier des projets/programmes similaires ;
  • Joindre une liste distincte des principaux clients du cabinet d’audit au cours de deux dernières années ainsi que les copies des attestations de bonne fin délivrées par les entités auditées.
    • Offre financière
  • Une lettre de soumission de la proposition financière ;
  • Un devis quantitatif et estimatif du montant de la prestation en Hors Taxes et Toutes Taxes Comprises ;
  • Les honoraires du personnel clé aligné en fonction du temps consacré à la mission et du niveau de qualification ;
  • Indiquer la liste des frais remboursables afférentes à la réalisation de mission d’audit ;
  • Présenter séparément les impôts, taxes et autres charges fiscales applicables en vertu de la législation en vigueur au Burundi sur les consultants nationaux et internationaux (Consulter la loi burundaise en vigueur relative aux impôts sur les revenus et la loi burundaise en vigueur portant institution de la Taxe sur Valeur Ajoutée)

N.B : Les déductions des taxes seront faites selon les dispositions fiscales du Burundi.

  1. Evaluation des offres

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur le rapport qualité / prix.

Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants

Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

  • La grille de l’évaluation de l’offre technique peut se présenter comme suit : (pondération 80%)
Critères Note maximum
Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée 20
Expérience et Reference du cabinet 15
Expérience et Reference du personnel clé 15
Expériences d’audit de structures ONGE 10
Expérience d’audit des projets financés par le gouvernement néerlandais 10
CV et qualifications des intervenants/partage des responsabilités 20
Calendrier prévisionnel détaillé d’intervention 10
TOTAL DE LA NOTE TECHNIQUE (NT) 100
  • Évaluation de l’offre financière (Pondération 20%)

Pour évaluer l’offre financière, Cordaid Burundi prendra en compte les éléments ci-après : Le prix de l’offre et les ajustements apportés au prix pour corriger d’éventuelles erreurs arithmétiques.

L’évaluation sera faite sans tenir compte des impôts, droits, taxes et autres charges fiscales dus au titre de la législation du Burundi.

Une Note Financière (NF) de 100 points sera attribuée à l’offre la moins chère et les autres offres seront évaluées comme suit :

Note financière (NF) du concurrent = Offre financière la moins chère X 100/ Offre financière du concurrent.

  1. Comparaison des offres et attribution du marché :

Après évaluation des offres technique et financière, les notes pondérées seront additionnées en vue de pouvoir faire la comparaison des offres sur base de la Note Générale (NG) qui sera calculée comme suit : NG= 0,8NT + 0,2NF

L’offre économiquement la plus avantageuse sera celle dont la Note Générale est la plus élevée.

  1. Attribution du marché et notification

Le marché sera attribué au soumissionnaire qui présente une offre économiquement la plus avantageuse, c’est-à-dire celle dont la moyenne pondérale des notes issues de l’évaluation technique et financière est la plus élevée.

  1. Notification de l’attribution
  • Cordaid Burundi informera simultanément et individuellement tous les soumissionnaires de la décision d’attribution avant l’expiration du délai de validité des offres.
  • La notification restera administrative et n’engagera pas Cordaid Burundi avec le soumissionnaire.
  • L’engagement définitif sera acté à la signature du contrat par les deux parties.
  1. Annulation de l’appel d’offres
  • En cas d’annulation d’un appel d’offres, les soumissionnaires sont informés de cette annulation par le pouvoir adjudicateur.
  • Cet appel d’offres pourra être annulé, par exemple si :
  • L’appel à candidature est demeuré infructueux, c’est-à-dire lorsqu’aucune réponse valable n’a été reçue ;
  • Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ;
  • Toutes les offres acceptables sur le plan technique excèdent considérablement les ressources financières disponibles ;
  • Une violation des obligations, des irrégularités ou une fraude ont été constatées au cours de la procédure, notamment si elles ont constitué une entrave à une concurrence loyale.

Le pouvoir adjudicateur ne sera en aucun cas tenu de verser des dommages-intérêts de quelque nature que ce soit, y compris, sans que cela soit limitatif, une indemnisation pour manque à gagner, liés d’une quelconque manière à l’annulation d’un appel d’offres, même s’il a été informé de la possibilité d’un préjudice. La publication d’un avis de marché n’engage pas le pouvoir adjudicateur à exécuter le programme ou le projet annoncé.

  1. Pénalités
  • En cas de dépassement des délais contractuels sans motif expressément exprimé et acceptable, Cordaid a le droit de faire usage des pénalités de retard calculées suivant la formule ci-après :
  • P= M x N P= Montant des pénalités

1000

M= Montant du marché

N= Nombre de jour de retard

  • En tout état de cause, le montant cumulé des pénalités de retard ne serait excédé à dix pour cent (10%) du montant HTVA du marché de base.
  1. Lutte contre le financement du terrorisme
  • L’Organisation certifie que ni elle, ni ses représentants/fournisseurs ne figurent actuellement sur la liste des parties volontairement exclues, inéligibles, suspendues ou récusée d’un(e) quelconque service ou agence gouvernemental(e).
  • L’Organisation certifie qu’elle se conforme à l’ensemble des lois qui interdisent les transactions ou aides apportées à un groupe terroriste et qu’elle ne fournit aucune assistance à des personnes ou entités soutenant le terrorisme.
  • L’Organisation ne certifie qu’aucun des fonds reçus en vertu de la présente Convention n’est utilisé afin de venir en aide à des personnes ou entités associées au terrorisme.
  • L’Organisation n’a pas le droit de fournir une assistance ou d’organiser, de gérer ou d’affecter une aide quelconque via des groupes militaires ou combattants.
  • L’Organisation est tenue de signaler tout cas de détournement ou d’ingérence par un groupe armé, y compris une organisation terroriste.
  • L’Organisation certifie qu’elle ne figure pas sur la liste du Comité du Conseil de sécurité des Nations Unies créé par la résolution 1267 (1999). Cette liste peut être consultée à l’adresse suivante : https://www.un.org/securitycouncil/content/un-sc-consolidated-list
  • L’Organisation consent à informer Cordaid immédiatement en cas de violation de ces dispositions.
  • Si Cordaid a autorisé l’Organisation à sous-traiter, les dispositions du présent article seront intégrées à tous les contrats de sous-traitance conclus par l’Organisation en vertu de la présente Convention.
  1. Signalement des cas de mauvaise conduite ou de fraude

Si vous êtes victime, témoin ou suspect d’une fraude, veuillez signaler votre cas en utilisant l’une des options suivantes :

Termes de référence pour le recrutement d`un cabinet d`audit financier du projet d’Appui au Développement de la Finance Innovatrice Rurale au Burundi « PADFIR »

 

Lieu : Bujumbura-Burundi
Durée prévisionnelle de la mission  : 25 jours calendrier
  1. Contexte & justification

Cordaid, est une organisation internationale dont le siège social se trouve à La Haye au Royaume des Pays-Bas, et disposant d’un Bureau National au Burundi, précisément en Marie de Bujumbura au Quartier KIGOBE Nord, 8, Boulevard MWAMBUTSA IV. L’organisation est immatriculée au Ministère de l’intérieur, de la formation Patriotique et du Développement local en tant que Organisation Non Gouvernementale Internationale « ONGI », sous le numéro 530/028/ONGE / 2018. Elle a un protocole d`accord avec le Ministères des Finances, du Budget et de la Planification Economique.

Cordaid est en train de mettre en œuvre entre autres projets le Projet d`Appui au Développement de la Finance Innovatrice Rurale au Burundi « PADFIR », sur financement de l`Ambassade du Royaume des Pays bas au Burundi.

Le projet a sélectionné 12 Institutions de Microfinance (IMF) agréées par la Banque Centrale du Burundi (BRB), RIM comme partenaire de la mise en œuvre de certaines de ses activités en plus de 2 compagnies d`assurance et une entreprise faisant l’importation des équipements d’énergie renouvelable avec certification.

Ce projet a trois volets à savoir, la microfinance rurale, la digitalisation et la micro-assurance. Il a comme objectif général « d’accroître l’inclusion financière des populations rurales économiquement actives au Burundi incluant les femmes et les jeunes afin d’améliorer leurs opportunités d’emploi, leurs conditions de vie et leur résilience face aux chocs économiques »

Ses objectifs spécifiques sont :

  • D’appuyer la mise à l’échelle de produits et services financiers adaptés aux besoins de la clientèle rurale par les IMF en assurant la prise en compte des femmes et des jeunes;
  • D’accompagner le développement et l’expérimentation de produits et services financiers ruraux innovants ;
  • De faciliter la mise en relation des clients potentiels avec les IMF en milieu rural, en partenariat avec les projets et programmes intervenant dans le secteur du développement rural et du renforcement des chaînes de valeur agricoles.

Les institutions de microfinance qui ont été retenues pour être partenaire du projet l`ont été à travers un appel à manifestation d`intérêt qui était ouvert à toutes les institutions de microfinance agrées par la BRB.

Ces institutions sont :

  1. La CECM : Caisse Coopérative d’Epargne et de Crédit Mutuel
  2. Union pour la Coopération et le Développement “UCODE”
  3. La Coopérative pour le Développement Economique Communautaire “CDEC-Microfinance”
  4. Women’s Initiative for Self-Empowerment “WISE” S.A
  5. Réseau Communautaire d’Epargne et de Crédit pour l’Auto-développement-INKINGI Y’ITERAMBERE “RECECA-INKINGI” S.A
  6. Development Interpeople Finance Operations “DIFO” S.A
  7. ISHAKA-Microfinance S.A
  8. TWITEZIMBERE S.A
  9. Hauge Family Microfinance, UMURYANGO S.A;
  10. CORILAC;
  11. TUJANE;
  12. MECI
  13. RIM

Par le même processus, les partenaires assuranciels retenus:

  1. SOCAR Vie

Et  la finance verte, Cordaid collabore avec une entreprise faisant l’importation des équipements énergétiques certifies. Il s’agit de l’entreprise EMITS.

Tous ces partenaires ont été contractualisés pour mettre en œuvre rapidement les activités du projet, conformément au plan d`action annuelle qui a été fait de commun accord. Ils ont reçu des subventions pour pouvoir mettre en œuvre les activités de leurs plan d`action. D`autres activités sont mises en œuvre par Cordaid lui-même.

Signalons en passant que la stratégie d’intervention du PADFIR repose sur cinq axes, à savoir :

  1. S’appuyer sur les acquis et les enseignements tirés du projet MAVC (en toutes lettres) ;
  2. Intégrer les activités du projet dans les business plans des IMF ;
  3. Créer des synergies avec des projets et programmes de développement œuvrant dans les zones rurales, y compris ceux soutenus par la coopération néerlandaise ;
  4. Créer des synergies avec les acteurs institutionnels ayant pour mission de promouvoir l’inclusion financière au Burundi, notamment (RIM) l’association professionnelle du secteur des IMF
  5. Encourager l’expérimentation et la mise à l’échelle des innovations qui facilitent, accélèrent et élargissent l’accès aux services financiers pour les populations rurales, y compris la micro-assurance, les services financiers numériques et d’autres canaux de commercialisation innovants.

Après la 5ème année de mise en œuvre du projet PADFIR, Cordaid organise un audit selon les termes du contrat avec son bailleur.

Les présents TDRs sont donc élaborés pour recruter un cabinet international d`audit spécialisé en Audit de projets pour réaliser l’audit comptable et financier de tous les partenaires de mise en œuvre du projet PADFIR.

  1. Objectifs de la mission d’audit

Le projet « PADFIR » mis en œuvre par Cordaid et ses partenaires locaux et financé à hauteur de 100% par l’Ambassade du Royaume des Pays Bas au Burundi doit faire l’objet d’un audit comptable et financier externe pour les dépenses réalisées dans le cadre dudit projet pour la période du 1er Janvier 2025 au 31 mai 2026 . La recherche de l’auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

Les présents TDRs vont aussi permettre au cabinet d`audit externe sélectionné d’exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par Cordaid pour les dépenses réalisées dans le cadre du projet et s’assurer que les ressources mises à la disposition du projet sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées en vue de l’atteinte des objectifs que le projet s’est fixé.  Il en est de même que pour ses partenaires. L’auditeur doit aussi s’exprimer sur les intérêts qui auraient été générés par les fonds du projet au cours de la période concernée.

  1. Etendu de l’audit.

La période couverte par le mandat du futur exécutant de la mission est du 1er janvier 2025 au 31 Mai 2026.

La mission d’audit couvrira toutes les activités exécutées et les dépenses effectuées par Cordaid et toutes les entités impliquées directement ou indirectement dans l’exécution du projet.

  1. Compétences méthodologie et approche de l’audit

Conformément au protocole d’audit en annexe, le cabinet d`audit proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire, le personnel clé aligné pour réaliser la mission d’audit, etc.

  1. Durée de la mission

Cette mission a une durée de 25 jours calendrier . Le cabinet doit aligner des auditeurs suffisants avec une expérience avérée pour réaliser la mission dans les délais prévus.

  1. Rapport à fournir et chronogramme du processus de recrutement et de la mission

Dans le respect du protocole d’audit en annexe, le cabinet d’audit produira un rapport d’audit provisoire au plus tard le 2ème jour après la mission. Ce rapport d’audit provisoire sera envoyé à Cordaid pour commentaires et observations éventuelles.

Un rapport d’audit définitif en deux versions (français et anglais) sera alors élaboré et soumis par le cabinet d’audit, 2 jours après avoir eu les observations et commentaires de Cordaid sur les conclusions du rapport provisoire.

  1. Qualité de l’auditeur

Le consultant doit être un cabinet d’audit et d’expertise comptable indépendant, faisant profession habituelle est membre de l’IFAC (International Federation of Accountants), ayant une expérience confirmée en audit comptable et financier des projets de développement financés par les bailleurs de fonds internationaux.

Plus spécifiquement, l’auditeur sera un cabinet d’audit et d’expertise comptable justifiant d’au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de l’audit comptable et financier des projets/programmes similaires et doit avoir audité les états financiers annuels des projets financés par  le gouvernement Néerlandais. Il devra en outre posséder une connaissance suffisante des dispositions administratives et réglementaires de la République du Burundi et des normes internationales en matière d’audit comptable et financier.

Le personnel clé de la mission sur terrain devra comprendre au moins :

  1. Un chef de mission justifiant d’au moins 5 ans d’expérience en matière d’audit comptable et financier et ayant une bonne connaissance des projets et programmes financés par les le gouvernement néerlandais. Il/Elle doit par ailleurs être inscrit (e) au tableau d’un ordre des experts comptables reconnu.
  2. Deux auditeurs assistants ayant une expérience et des qualifications professionnelles appropriées.
    1. Proposition des offres technique et financière

8.1. Une proposition technique devra comprendre  :

  • La description de l’approche à suivre pour la réalisation de la mission
  • La description des taches de chaque membre de la mission aligné
  • Les CV actualisés et signés de chaque membre de la mission
  • Les copies de diplômes de chaque membre de la mission attestant leurs niveaux d’étude
  • Les attestations de bonne fin du cabinet d’audit Pour chacun des membres de l’équipe d’audit, décrire les tâches de la mission et présenter un curriculum vitae détaillant les différentes missions d’audit déjà effectuées ainsi que les copies des diplômes attestant leur niveau d’étude.
  • Expérience du Cabinet : Procurer au minimum les informations suivantes :
    • Joindre une liste distincte des principaux clients du cabinet d’audit au cours de deux dernières années ainsi que les copies des attestations de bonne fin delvrées par les entités auditées

8.2. Une proposition financière qui devra :

  • Indiquer les honoraires du personnel clé aligné en fonction du temps consacré à la mission et du niveau de qualification ;
  • Indiquer la liste des frais remboursables afférentes à la réalisation de mission d’audit Présenter séparément les impôts, taxes et autres charges fiscales applicables en vertu de la législation en vigueur au Burundi sur les consultants nationaux et internationaux (Consulter la loi burundaise en vigueur relative aux impôts sur les revenus et la loi burundaise en vigueur portant institution de la Taxe sur Valeur Ajoutée

 

ANNEXES

Annexe 1 : Formulaire de renseignements sur le soumissionnaire

Date : —————

Avis d’appel d’offres No : ———————————————————————————

Raison sociale du soumissionnaire : ———————————————————————————

Adresse officielle (quartier, avenue, no, Tel, e-mail) : ———————————————————–

Renseignements sur le représentant dûment habilité du soumissionnaire :

Nom : ————————————————————————————————————————-

Adresse : ——————————————————————————————————————–

Téléphone : —————————————————————————————————————–

Adresse électronique : —————————————————————————————————

Signature + cachet

Annexe 2 : DÉCLARATION POUR LES CANDIDATS ET SOUMISSIONNAIRES

Références détaillées de la procédure d’achat concernée :

<………………………………………………………………………………….>

Je/nous déclare(ons) par la présente que [nom complet du candidat, soumissionnaire], établi à [ville et pays d’établissement], accepte de participer à la préparation de l'[appel d’offres ouvert/procédure de passation de marché] susmentionné(e) dans le respect des principes et déclarations énoncés ci-dessous et est pleinement conscient(e) que tout manquement à ces principes et déclarations pourrait entraîner son exclusion de l'[appel d’offres/procédure de passation de marché] et le rejet de son [offre/soumission].

Je/nous déclare/déclarons par la présente que [nom complet du candidat, soumissionnaire] s’acquittera de ses obligations selon les normes professionnelles les plus élevées, dans le meilleur intérêt du pouvoir adjudicateur, sans considération liée à d’éventuels contrats futurs, et qu’il respecte les principes et normes minimales suivants dans toutes ses activités commerciales et d’approvisionnement et a mis en place des procédures pour garantir que son personnel et ses sous-traitants respectent ces principes et normes :

NORMES DU TRAVAIL

L’emploi est librement choisi.

  1. Il n’y a pas de travail forcé, servile ou involontaire en prison.
  2. Les travailleurs ne sont pas tenus de déposer des « cautions » ou leurs papiers d’identité auprès de l’employeur et sont libres de quitter leur employeur après un préavis raisonnable.

La liberté d’association et le droit à la négociation collective sont respectés.

  1. Les travailleurs, sans distinction, ont le droit d’adhérer ou de former des syndicats de leur choix et de négocier collectivement.
  2. Lorsque le droit à la liberté d’association et à la négociation collective est restreint par la loi, l’employeur facilite et n’entrave pas le développement de moyens parallèles permettant une association et une négociation indépendantes et libres.

Les conditions de travail sont sûres et hygiéniques.

  1. Un environnement de travail sûr et hygiénique doit être fourni. Des mesures adéquates doivent être prises pour prévenir les accidents et les atteintes à la santé résultant du travail, liés au travail ou survenant au cours du travail.
  2. L’accès à des toilettes propres et à de l’eau potable, ainsi que, le cas échéant, à des installations sanitaires pour le stockage des aliments, doit être fourni.
  3. Les logements, lorsqu’ils sont fournis, doivent être propres, sûrs et répondre aux besoins fondamentaux des travailleurs.

Le travail des enfants est interdit.

  1. L’Organisation internationale du travail (OIT) définit le « travail des enfants » comme un travail qui prive les enfants de leur enfance, de leur potentiel et de leur dignité, et qui nuit à leur développement physique et mental. Il s’agit d’un travail qui :

– est dangereux et nuisible pour les enfants sur le plan mental, physique, social ou moral ; et interfère avec leur scolarité en les privant de la possibilité d’aller à l’école, en les obligeant à quitter l’école prématurément ou en leur imposant de tenter de concilier la fréquentation scolaire avec un travail excessivement long et pénible.

  1. Il est interdit de recruter des enfants et les enfants de moins de 18 ans ne doivent pas être employés la nuit ou dans des conditions dangereuses, y compris pour tout travail susceptible de compromettre la santé physique, mentale ou morale, la sécurité ou la moralité des enfants. Cela doit être garanti conformément à la

    Convention n° 182 de l’OIT sur les pires formes de travail des enfants, 1999[1] et la Convention n° 138 de l’OIT sur l’âge minimum d’admission à l’emploi et au travail, 1973[2], qui énumère les âges minimums suivants pour l’emploi :

   

L’âge minimum auquel les enfants peuvent commencer à travailler

 Exceptions possibles pour les pays en développement
Travaux dangereux Tout travail susceptible de compromettre la santé physique, mentale ou morale, la sécurité ou la moralité des enfants ne doit pas être effectué par des personnes âgées de moins de 18 ans. 18 18
(16 ans dans des conditions strictes)		 18
(16 ans dans des conditions strictes)

 
Âge minimum de base L’âge minimum d’admission à l’emploi ne doit pas être inférieur à l’âge de fin de scolarité obligatoire, qui est généralement de 15 ans. 15 14  

15

  

14
Travaux légers Les enfants âgés de 13 à 15 ans peuvent effectuer des travaux légers, à condition que ceux-ci ne compromettent pas leur santé et leur sécurité, ni n’entravent leur éducation ou leur orientation et formation professionnelles.  

13 – 15

  

12 – 14

Des salaires décents sont versés.

  1. Les salaires et avantages sociaux versés pour une semaine de travail standard satisfont au minimum aux normes légales nationales ou aux références du secteur, selon le montant le plus élevé.
  2. Dans tous les cas, les salaires doivent toujours être suffisamment élevés pour répondre aux besoins fondamentaux et fournir un revenu discrétionnaire.

Les heures de travail ne sont pas excessives.

  1. Les heures de travail sont conformes aux lois nationales et aux normes de référence du secteur.
  2. En tout état de cause, les travailleurs ne sont pas tenus de travailler régulièrement plus de 48 heures par semaine et bénéficient en moyenne d’au moins un jour de congé par période de 7 jours.
  3. Les heures supplémentaires doivent être volontaires, ne doivent pas dépasser 12 heures par semaine, ne doivent pas être exigées de manière régulière et doivent toujours être rémunérées à un taux majoré.

Aucune discrimination n’est pratiquée.

Il n’y a aucune discrimination en matière d’embauche, de rémunération, d’accès à la formation, de promotion, de licenciement ou de départ à la retraite fondée sur la race, la caste, l’origine nationale, la religion, l’âge, le handicap, le sexe, l’état civil, l’orientation sexuelle, l’appartenance à un syndicat ou l’affiliation politique.

Un emploi régulier est fourni.

Dans la mesure du possible, le travail effectué doit être basé sur une relation de travail reconnue, établie par la législation et la pratique nationales.

Aucun traitement sévère ou inhumain n’est autorisé.

Les abus physiques ou disciplinaires, les menaces d’abus physiques, le harcèlement sexuel ou autre, les insultes ou autres formes d’intimidation sont interdits.

NORMES ENVIRONNEMENTALES

Les fournisseurs doivent au minimum se conformer à toutes les exigences légales et réglementaires relatives à l’impact environnemental de leurs activités et s’efforcer de respecter au moins les points suivants :

Gestion des déchets

Les déchets sont réduits au minimum et les articles sont recyclés dans la mesure du possible. Des contrôles efficaces des déchets sont mis en place afin de prévenir la pollution du sol, de l’air et de l’eau. Dans le cas de matières dangereuses, des plans d’intervention d’urgence sont en place.

Emballages et papier

L’utilisation excessive et inutile de matériaux est évitée et des matériaux recyclés sont utilisés chaque fois que cela est approprié.

Conservation

Les processus et les activités sont surveillés et modifiés si nécessaire afin de garantir la conservation des ressources rares, notamment l’eau, la faune et la flore et les terres productives dans certaines situations.

Consommation d’énergie

Tous les processus de production et de livraison, y compris l’utilisation du chauffage, de la ventilation, de l’éclairage, des systèmes informatiques et des transports, sont basés sur la nécessité de maximiser l’efficacité énergétique et de minimiser les émissions nocives.

NORMES EN MATIÈRE DE TRANSPORT ET DE FRET

Tous les services de transport doivent être fournis par une entreprise qui respecte les normes les plus strictes en matière de sécurité et d’emploi et qui s’engage à respecter les droits de l’homme et le droit international humanitaire. Il est préférable que l’entreprise puisse démontrer qu’elle a mis en place une politique éthique efficace, en particulier si elle est courtier ou transitaire, afin de garantir le respect des normes. Si le fournisseur des marchandises organise le transport, il doit s’assurer que les services de transport respectent également ces normes[3].

Lorsque le transport aérien est nécessaire, la préférence doit être donnée aux prestataires qui ne figurent pas sur la liste noire de l’UE en matière de sécurité[4] et dont les avions sont immatriculés dans des pays qui respectent les normes de l’Organisation de l’aviation civile internationale[5].

Le fournisseur ne doit pas faire appel aux services d’un transporteur connu pour transporter également des marchandises illicites ou illégales telles que des stupéfiants ou pour   transporter des armes, des munitions ou d’autres matériaux sensibles en cas de conflit vers ou depuis des territoires soumis à un embargo de l’ONU ou de l’UE.

Le fournisseur ne doit pas se livrer à la vente ou au transport d’armes ou de fournitures sensibles en cas de conflit à des gouvernements qui violent systématiquement les droits humains de leurs citoyens, ou dans des pays où il existe un conflit armé interne ou des tensions majeures, ou encore lorsque la vente d’armes peut compromettre la paix et la sécurité régionales.

CONFIDENTIALITÉ

Le candidat/soumissionnaire s’engage à conserver en toute confidentialité les informations ou documents qui lui sont communiqués, qu’il découvre ou qu’il prépare dans le cadre ou à la suite de sa participation à la procédure de passation de marché susmentionnée, et s’engage à ne les utiliser qu’aux fins de cette procédure.

ÉLIGIBILITÉ AU TITRE DES RÈGLES FINANCIÈRES DE L’UE

Je/nous déclare(ons) en outre par la présente que [nom complet du candidat, soumissionnaire]

  1. n’est pas soumis à un conflit d’intérêts dans le cadre de la procédure de passation de marché en cours pour le présent contrat [insérer les détails du contrat et de la procédure de passation de marché concernés] avec d’autres engagements ou contrats récemment conclus ou devant être conclus, soit à titre individuel, soit par l’intermédiaire d’un consortium auquel il pourrait appartenir, soit par l’intermédiaire d’une filiale ou d’une société liée ;
  2. n’est pas en état de faillite, en liquidation ou sous administration judiciaire. Il n’a pas conclu d’accord avec ses créanciers, n’a pas suspendu ses activités commerciales et ne fait pas l’objet d’une procédure concernant ces questions. Il ne se trouve pas non plus dans une situation analogue résultant d’une procédure similaire prévue par la législation ou la réglementation nationale ;
  3. n’a jamais été condamné pour une infraction à la déontologie professionnelle par un jugement ayant force de chose jugée ;
  4. n’a jamais été reconnu coupable d’une faute professionnelle grave ;
  5. n’a jamais manqué à ses obligations en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale ou d’impôts conformément aux dispositions légales applicables ;
  6. n’a jamais fait l’objet d’un jugement ayant force de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale, y compris des activités coercitives ou collusoires, portant atteinte aux intérêts financiers de l’UE ;
  7. ne fait actuellement l’objet d’aucune sanction administrative imposée par un donateur financé par l’UE pour (i) avoir été reconnu coupable de fausse déclaration dans la fourniture des informations requises comme condition de participation à une procédure de passation de marché ou pour ne pas avoir fourni ces informations ; ou (ii) avoir été déclaré en violation grave de ses obligations au titre d’un contrat couvert par le budget de l’UE.[6]

Signé le …………………..…….(jj/mm/aa), à ……………………………………………..(lieu, pays)

Nom : ………………………………………………………………………………….………………………..

Signature : ……………………………………………………………………………………………………….

Annexe 3 : Convention de financement

Audit protocol for audit and assurance engagements

Appendix to decision 4000003705

  1. Introduction

This protocol must be followed in auditing the annual financial statements prepared in respect of the grant awarded under decision 4000003705

This audit protocol sets out the applicable audit principles and requirements and explains how the audit findings must be reported.

The external auditor is engaged by the CORDAID. After consultation, the Minister may request that a review be conducted to ascertain that the auditor has complied with the audit protocol.

  1. Audit subject and standards
A CORDAID’s financial statements for the applicable year;
B the activities listed under 3.B on which a report of findings must be issued in accordance with ISRS 4400.

The following standards apply to the grant.

  • Decision awarding grant 4000003705, including related appendices.
  1. Engagements of the auditor

Part A. Auditing annual financial statements

The audit must be carried out in accordance with generally accepted auditing standards and in particular the auditing standards (International Standards on Auditing; ISAs) of the International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB).

The auditor must audit the financial statements to establish that they meet the requirements laid down in section 2 of this protocol. The auditor will ascertain that:

  1. expenditures and receipts are accurate and complete.
  2. expenditures and receipts relate to the activities referred to in section 1 of this protocol;
  3. expenditures are legitimate and comply with the criteria laid down in points a) to e). The Auditor must establish that:
  4. expenditures are corroborated by supporting documents;
  5. the organisation keeps project records and other documents such as timesheets for allocating personnel costs to projects. The auditor must also ascertain that the information in the project records agrees with the information in the financial accounts;
  6. suppliers were selected objectively, and threshold amounts were respected in accordance with the EU public procurement rules laid down in EU Directives 2004/17/EC and 2004/18/EC. Where appropriate, the auditor will review compliance with local legislation, as laid down in, for example, the Public Procurement Act 2012 (as amended);
  7. tax and social insurance remittances have been made in accordance with the tax laws of the country where the organisation is established and for the period to which the audit opinion relates;
  8. invoices are settled on the basis of actual costs or lump sum amounts set in accordance with the organisation’s internal policies.

The minimum reliability level for audit purposes is 95%. The auditor will accordingly plan and conduct the audit to obtain reasonable assurance that the accounts contain no material misstatements or uncertainties.

The type of opinion will be determined by the following materiality levels, based on the amount funded

Type of audit opinion Unqualified Qualified Disclaimer Adverse
Accounting errors See table below ≤ 6% – ≥ 6%
Audit uncertainties See table below ≤10% ≥ 10% –

The auditor should also take account of the following permitted tolerances.

Amount funded Permitted tolerance
Less than €1.5 million 3% of the grant amount
Greater than or equal to €1.5 million but less than €5 million €50,000
Greater than or equal to €5 million 1% of the grant amount

The auditor determines materiality for a multiyear activity on an annual basis. The table above shows how the permitted tolerance is calculated for the costs incurred and accounted for during the year.

The auditor draws up its report in accordance with the requirements set in section 4 of this audit protocol. If the auditor detects both errors in the accounts and uncertainties in the audit, it will take them both into account when forming its opinion.

Supplementary activities to the audit are:

The auditor must establish that management specifically confirms in the letter of representation that they have complied with article 7-I of the grant decision: “You may not offer to or accept from third parties anything of any kind whatsoever, if this could be interpreted as an illegal or corrupt practice. Such practices may provide grounds for me to wholly or partly revoke this decision”

If a management report is issued with a narrative report, include the following text: The auditor will not give an opinion on the narrative part of the management report but will carry out a limited review in accordance with ISA 720 (The auditor’s responsibility for other information) to establish that the narrative and financial sections of the report agree with each other and contain no contradictions

The auditor must report any information that came to its notice during the audit which is relevant to the grant provider in finalising the grant award. Findings relating to the requirements referred to in this section may be relevant to the grant provider.

Part B. Agreed-upon procedures (ISRS 4400

If the engagement is an International Standard on Related Services (ISRS) 4400 engagement, it should be performed as follows.

In an ISRS 4400 engagement the auditor does not provide assurance but reports only its factual findings. This protocol describes the main points of the engagement. The user of the report must form its own opinion and draw its own conclusions. The auditor should agree the nature, timing, and scope of the specific activities with the contracting authority and disclose the findings in the report of findings (see ISRS 4400, paragraphs 11 and 18). The auditor’s activities and their scope must be clearly understood. The auditor is not expected to express an opinion on the adequacy and appropriateness of the activities performed in relation to the purpose of those activities or any other purpose.

The auditor must carry out the following procedures:

  • The auditor must describe the procedures and internal policies put in place by the organisation (counterparty) for the implementing organisations. The auditor must in any event describe:
  • how the counterparty assesses the implementing organisations’ management capacity; the auditor must describe how this assessment was carried out for at least 5% of the implementing organisations and a minimum of three;
  • how the counterparty imposes sanctions on implementing organisations and theirselves that fail to meet with their obligations. If a sanction is imposed, the auditor will check that the sanctions procedure was observed.
  • The auditor must describe the organisation’s procedures and internal policy regarding the procurement of goods and services.
  • The auditor must in any event establish that the organisation has a procurement policy that is physically or digitally documented. The auditor must also state whether the policy is available to the staff and/or whether the staff are aware of it
  • The auditor must describe how the organisation selected the suppliers/service providers objectively. It must ascertain whether more than one person was involved in the selection of a supplier/service provider and whether bids were assessed before being accepted or rejected.
  1. Reporting

This section explains how the auditor must report on its activities

Audit opinion

The auditor must issue an audit opinion on the activities described in part 3.A in accordance with the requirements of ISA 800/805. A model opinion is available on the IAASB’s website.

The auditor must also devise a suitable way of identifying the financial statements it audits

Report of findings

the auditor must report on the activities described in part 3.B in accordance with the requirements of ISRS 4400. A model report is available on the IAASB’s website.

[1] Texte disponible à l’adresse : https://www.ilo.org/publications/new-tool-combat-worst-forms-child-labour-ilo-convention-182-1

[2] Texte disponible à l’adresse : C138_at_a_glance_EN.pdf

[3] D’autres ressources sont accessibles au public à l’adresse suivante : http://www.ethicalcargo.org/

[4] http://ec.europa.eu/transport/air-ban/list_en.htm

[5] http://www.icao.int/

[6] Comme mentionné à l’article 96, paragraphe 1, du règlement financier adopté par la Commission européenne.