Un cabinet juridique

TERMES DE REFERENCE

Recrutement d’un cabinet juridique

Pour l’assistance juridique à la constitution d’une association nationale, au transfert intégral des opérations, actifs et passifs et aux services d’avocat/conseil pour SOS Villages d’Enfants International au Burundi

1. Contexte et cadre institutionnel

SOS Villages d’Enfants International est une organisation internationale de développement social à but non lucratif qui œuvre à l’échelle mondiale pour la promotion, la protection et la défense des droits des enfants privés de protection parentale ou risquant de la perdre. L’organisation est présente dans plus de 134 pays et met en œuvre des interventions durables axées sur le bien-être de l’enfant, le renforcement des familles et le développement communautaire.

Au Burundi, SOS Villages d’Enfants International opère depuis plus de 47 ans en tant qu’ONG étrangère, sur base de la Loi n° 1/01 du 23 janvier 2017 portant modification de la Loi n° 1/011 du 23 juin 1999 modifiant le Décret-loi n° 1/033 du 22 août 1990 portant cadre général de la coopération entre la République du Burundi et les Organisations Non Gouvernementales Étrangères (ONGE)

Durant cette période, elle a développé des programmes sociaux d’une grande importance nationale dans les domaines de la protection de l’enfant, éducation, santé, et du développement socioéconomique des familles et communautés en général.

Au fil de son activité, l’organisation a accumulé un ensemble important d’actifs et de passifs, notamment :

• Biens meubles et immeubles;
• Parcelles de terrain et droits réels y afférents ;
• Contrats de travail et relations juridiques avec les employés ;
• Contrats civils, commerciaux et de prestation de services ;
• Comptes bancaires et instruments financiers ;
• Droits, obligations, engagements éventuels et diverses responsabilités juridiques.

Tous ces actifs, contrats et relations juridiques sont actuellement enregistrés au nom de SOS Villages d’Enfants International en tant qu’ONG étrangère.

2. Justification du processus

Dans le cadre de l’évolution institutionnelle de l’organisation et du renforcement de la localisation de sa gouvernance, il est prévu d’opérer un choix de statut juridique plus convenable entre une association nationale et ONG burundaise qui assurera la continuité intégrale des opérations actuellement menées par SOS Villages d’Enfants International dans le pays.

Ce processus représente le transfert formel de l’organisation du statut d’ONG étrangère vers celui d’une entité nationale, permettant une gestion autonome, administrative, patrimoniale et financière par un conseil d’administration local , conformément au cadre juridique national.

Compte tenu de l’ampleur, de la complexité et de la sensibilité juridique de cette opération, il est indispensable de recruter un cabinet juridique reconnu pour son expérience et son intégrité, capable d’assurer une approche intégrée, rigoureuse et techniquement solide.

3. Objectif général des termes de référence

Recruter un cabinet juridique chargé de fournir une assistance juridique complète couvrant :

• La constitution juridique et la légalisation de l’association nationale ;
• La réalisation d’un audit juridique (due diligence) de conformité sur l’ensemble des opérations et actifs de SOS Villages d’Enfants International au Burundi ;
• Dans un second temps, le transfert juridique complet de tous les actifs, passifs, droits, obligations et relations contractuelles vers la nouvelle entité nationale
• L’accompagnement juridique intégral du processus afin de garantir la continuité juridique, opérationnelle et institutionnelle de l’organisation dans le pays.

4. Portée des services

Le cabinet retenu devra au minimum fournir les services suivants :

4.1 Analyse juridique et structuration du modèle institutionnel

• Analyse du cadre juridique applicable à la création, l’enregistrement et le fonctionnement d’associations/ONG nationales au Burundi ;
• Conseils sur le modèle juridique et la forme sociale le plus approprié pour la nouvelle entité au regard des objectifs poursuivis ;
• Identification des risques juridiques, institutionnels et réglementaires liés aux choix du modèle institutionnel retenu .
• Formulation de recommandations sur la structuration juridique et de gouvernance de la nouvelle entité, y compris les organes requis, leurs pouvoirs, les règles de représentation et les mécanismes de décision
• Appui à la gouvernance de la nouvelle entité: Assister dans la mise en place des documents de gouvernance (  registre des membres, procès-verbaux constitutifs, résolutions du conseil, délégations de pouvoirs, règles de signature et documents internes essentiels)

4.2 Constitution et légalisation de l’association nationale

• Rédaction et/ou révision des statuts, règlements intérieurs et autres instruments juridiques (PV constitutifs) ;
• Préparation et soumission de toute la documentation requise auprès des autorités compétentes ;
• Assurer le suivi du processus d’enregistrement et de légalisation et d’obtention des autorisations nécessaires auprès des autorités concernées;
• Conseils sur les obligations juridiques, fiscales, sociales et administratives découlant de la création de l’association.
• Appui à la nouvelle entité dans la mise en place des documents de gouvernance essentiels, notamment les règles de signature et documents internes nécessaires au fonctionnement de la nouvelle entité.
• Appuyer la mise en place d'un organe consultatif, si nécessaire, puis celle d'une Assemblée générale / d'un Conseil d'administration.

4.3 Conformité juridique (audit juridique), due diligence et analyse de la transférabilité

• Réalisation d’une cartographie juridique complète des actifs et passifs : le cabinet devra établir une liste structurée de tous les actifs, passifs, contrats, droits et obligations à transférer, avec indication de leur statut juridique, des documents justificatifs disponibles et des éventuelles contraintes au transfert, portant en particulier sur : :
  • Les actifs (biens meubles et immeubles) et les droits réels sur les terrains et biens immobiliers ;
  • Les contrats de travail (et les obligations sociales liées au personnel), civils, commerciaux et institutionnels ;
  • Les comptes bancaires, engagements financiers et dettes et passifs éventuels ;
  • Les obligations légales, fiscales, sociales et réglementaires ;
  • Les litiges ou contentieux existants ou potentiels
  • Les obligations vis-à-vis des bailleurs de fonds, partenaires institutionnels

• Identification des risques,et éventuelles non-conformités : Etablir une matrice des risques juridiques liés au processus, avec recommandations pratiques, niveau de criticité et mesures d’atténuation.
• Production d’un rapport de due diligence juridique incluant les constats, conclusions, risques identifiés, recommandations et actions prioritaires à mettre en œuvre avant ou pendant le transfert.

Pour chaque catégorie d’actifs ou de contrats, vérifier si le transfert est juridiquement possible, quelles étapes et formalités sont requises, et si des autorisations préalables sont nécessaires.

4.4 Accompagnement juridique intégral et appui aux différentes phases du processus :

Le cabinet retenu devra assurer un accompagnement juridique continu pendant toute la durée du processus, notamment par

• Appui à la résolution des questions juridiques émergentes ;
• Émission d’avis juridiques chaque fois que nécessaire.
• Sécurisation juridique des étapes clés du processus
• Avocat/conseil pour le traitement des autres dossiers administratifs et dossiers en cours aux tribunaux

En parallèle, les services du cabinet s’étendront aux différentes phases ci-dessous suivant une approche progressive:

• Phase préparatoire : Analyse juridique et structuration du modèle institutionnel
• Élaboration des textes règlementaires (statuts, règlements), régissant la nouvelle entité institutionnelle
• Recrutement des membres de l'Assemblée générale et nomination / Élection, mise en place et orientation du Conseil d’Administration
• Enregistrement officiel de l’association : appui aux démarches auprès des autorités compétentes , évaluation des besoins et estimation des coûts liés au transfert des actifs, aux procédures administratives, aux aspects contractuels, au renforcement des capacités du personnel, suivi d’un engagement avec le gouvernement et les ministères techniques concernés (affaires étrangères, intérieur, éducation, santé, affaires sociales et protection sociale), y compris les entités provinciales et décentralisées.
• Préparation de la documentation juridique nécessaire relative à la demande d’adhésion à la Fédération SOS Villages d’Enfants

5. Résultats attendus

• Association nationale légalement constituée, enregistrée et pleinement opérationnelle
• Rapport de conformité juridique finalisé et validé incluant risques et actions prioritaires, et recommendations ;
• Transfert intégral et juridiquement sécurisé de tous les actifs, passifs et opérations de la part de SOS Kinderdorf International vers la nouvelle entité juridiquement constituée permettant la continuité des opérations ;
• Continuité institutionnelle de SOS Villages d’Enfants au Burundi sans risques juridiques significatifs.

6. Cadre juridique de référence

Le processus de constitution de l’association nationale et de transfert des opérations devra être régi par le cadre juridique applicable au Burundi.

7. Qualifications et exigences du cabinet juridique

Les cabinets candidats devront démontrer :

• Le chef de mission et les avocats affectés à la mission doivent être régulièrement inscrits à l’Ordre des Avocats du Burundi
• Une expérience minimale de cinq (5) ans en droit des associations, droit du travail, droit immobilier, fiscalité et transfert d’actifs ;
• Une expérience préalable dans la constitution d’ONG nationales, de préférence dans les secteurs social ou humanitaire ;
• Une équipe qualifiée et pluridisciplinaire comprenant des spécialistes en droit des sociétés, du travail, fiscal et immobilier ;
• Une capacité de communication en Français et en Anglais (atout) ;
• L’absence de conflit d’intérêts avec SOS Villages d’Enfants ou toute autre partie concernée ;
• La disponibilité des ressources nécessaires à la bonne exécution de la mission dans les délais prévus.

8. Contenu des propositions

Les propositions devront être soumises en Français et inclure obligatoirement :

Proposition technique
Description de la méthodologie et du plan de travail détaillé pour chaque composante de la mission, y compris un calendrier des activités avec jalons et livrables.

Proposition financière
Budget global et détaillé par phase/activité, incluant les honoraires professionnels avec la composante d’avocat conseil, les frais administratifs et les éventuels coûts d’enregistrement et frais gouvernementaux

Profil institutionnel

Présentation du cabinet, certificat d’inscription à l’Ordre des Avocats, licence valide et CVs des avocats affectés à la mission.

Références et expérience pertinente

Référence et liste des projets similaires réalisés au cours des cinq dernières années, indiquant le client, la période d’exécution et les coordonnées de référence.

Déclaration d’absence de conflit d’intérêts

Document signé par le représentant habilité du cabinet.

9. Critères d’évaluation des propositions

• Qualité technique de la proposition (méthodologie, plan de travail, calendrier) : 40 %
• Expérience et qualifications du cabinet et de l’équipe proposée : 30 %
• Proposition financière (adéquation et compétitivité du budget) : 20 %
• Références de projets similaires (qualité et pertinence) : 10 %

10. Durée du contrat et honoraires

La durée estimée du processus est de 2 ans, avec possibilité de prolongation selon la complexité des transferts, la réactivité des autorités concernées, ou la possibilité de convertir le contrat en simples services d’avocat/ conseil de l’organisation.

La proposition financière devra inclure :

• Une rémunération globale ou ventilée par phase/livrable, avec indication du mécanisme de paiement ;
• Une estimation des frais remboursables, notamment les frais administratifs publics, certificats, enregistrements et déplacements si applicable ;
• Les modalités de paiement proposées (par exemple, paiements par étapes liés à la livraison et à l’approbation des livrables)
• Les honoraires professionnels au cas où le cabinet serait retenu pour des services d’avocat conseil pour une durée plus longue

11. Confidentialité et conflits d’intérêts

Le cabinet sélectionné sera soumis à des obligations strictes de confidentialité concernant toutes les informations, documents et données auxquels il aura accès dans le cadre de cette mission.

En particulier :

• Toute information communiquée par SOS Villages d’Enfants Burundi est strictement confidentielle et ne peut être divulguée à des tiers sans autorisation écrite préalable
• Le cabinet déclare ne présenter aucun conflit d’intérêts avec SOS Villages d’Enfants, ses partenaires, les autorités de régulation ou tout autre tiers impliqué ;
• Tout manquement aux obligations de confidentialité entraînera la résiliation immédiate du contrat et pourra donner lieu à une demande d’indemnisation ;
• Les obligations de confidentialité demeureront en vigueur pendant cinq (5) ans après la fin ou la résiliation du contrat.

12. Date limite de soumission des propositions

Les propositions doivent être soumises au plus tard à 13h00 le 13 novembre 2026 par l’une des voies suivantes :

1. Par courrier électronique :
   HR.Recruitment@sosburundi.org avec copie à Athanase.Nahimana@sosburundi.org
2. b) Dépôt physique :
   Au siège de SOS Burundi, Ville de Bujumbura, Gikungu, Mutanga Nord, Avenue Ngozi n° 1.
3. Demandes d’éclaircissements

Toute demande d’information relative aux présents termes de référence devra être adressée par écrit à :

Melchiade.Basabose@sosburundi.org

ou par téléphone au numéro : 22 25 91 91 / 22 22 08 87

CONCLUSION

Par les présents termes de référence, SOS Villages d’Enfants Burundi entend mener un processus structuré, transparent et professionnel pour sélectionner un cabinet juridique qualifié chargé de fournir une assistance juridique complète pour la constitution de l’association nationale et le transfert intégral des opérations, actifs et passifs de SOS Villages d’Enfants International au Burundi.

Ce processus vise à garantir le respect des principes de bonne gouvernance, d’intégrité du marché et de gestion institutionnelle responsable, tout en préservant les intérêts, la réputation et la durabilité à long terme de l’organisation. Les cabinets éligibles sont invités à soumettre des propositions complètes et compétitives démontrant leur compétence technique, leur connaissance du marché et leur compréhension de la nature stratégique de cette mission.

SOS Villages d’Enfants Burundi se réserve le droit de conduire le processus conformément à ses politiques internes et normes institutionnelles, ainsi que d’établir un partenariat avec le cabinet sélectionné selon les modalités servant au mieux ses objectifs organisationnels.

Bujumbura, le 19 octobre 2026