Achat d’équipements, mobilier et articles divers pour les structures partenaires du projet tumaini
Job Description
APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT
N°002/AON/MF/BI/2026
ACHAT D’ÉQUIPEMENTS, MOBILIER ET ARTICLES DIVERS POUR LES STRUCTURES PARTENAIRES DU PROJET TUMAINI
LIEU DE LIVRAISON : BUJUMBURA, GITEGA, KAYANZA ET MUYINGA, BURUNDI
I. INTRODUCTION
La Stichting Dr. Denis Mukwege (MF) est une organisation non gouvernementale internationale enregistrée aux Pays-Bas. Fondée en 2015, elle œuvre pour transformer la réponse mondiale aux violences sexuelles liées aux conflits, à travers une approche centrée sur les survivant.e.s et fondée sur les droits humains.
Depuis 2025, la MF est officiellement enregistrée au Burundi et détient une Convention Générale de Coopération signée avec le Gouvernement de la République du Burundi.
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet TUMAINI au Burundi, la MF lance le présent appel d’offres national ouvert pour l’acquisition d’équipements, mobiliers, articles ménagers ainsi que de matériels informatiques et électroniques destinés aux structures partenaires du projet. Les spécifications techniques minimales des articles faisant l'objet du présent appel d'offres figurent à l'Annexe I, qui fait partie intégrante du dossier d'appel d'offres.
II. OBJECTIF DE L’APPEL D’OFFRES
Le présent appel d’offres a pour objectif de sélectionner un ou plusieurs fournisseurs capables de fournir, livrer, installer et, lorsque applicable, mettre en service les articles demandés conformément aux spécifications techniques minimales définies à l'Annexe I, aux exigences administratives du présent dossier ainsi qu'aux délais et exigences de qualité fixés par la MF.
Les fournisseurs sélectionnés devront assurer la livraison directe des articles aux structures partenaires concernées, en présence des représentant.es de la MF et des structures bénéficiaires.
Les quantités indiquées dans les annexes sont estimatives et pourront être ajustées au moment de l’attribution finale selon les contraintes opérationnelles, budgétaires ou logistiques.
III. STRUCTURATION DES LOTS
Le marché est structuré en six (6) lots principaux :
- LOT 1 : Articles ménagers et de cuisine
- LOT 2 : Électroménager
- LOT 3 : Équipements informatiques
- LOT 4 : Hygiène et maintenance
- LOT 5 : Mobilier
- LOT 6 : Équipements médicaux
Chaque lot comprend 4 sous-lots correspondant aux différentes structures partenaires bénéficiaires :
- Sous-lot Humura (Gitega)
- Sous-lot Kayanza
- Sous-lot Muyinga
- Sous-lot Seruka (Bujumbura)
Les spécifications techniques minimales des articles figurent dans l'Annexe I. Le fichier Excel de cotation constitue le document que les soumissionnaires devront compléter pour présenter leur offre technique et financière.
IV. MODALITÉS DE SOUMISSION DES OFFRES
Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre pour un ou plusieurs lots, ainsi que pour une partie des articles d’un même lot ou sous-lot. Il n’est pas requis de proposer l’ensemble des articles figurant dans le présent appel d’offres.
La MF privilégiera toutefois, lorsque cela est possible et avantageux sur les plans technique, logistique et financier, les offres permettant une couverture large et cohérente des lots concernés.
Les offres devront impérativement être soumises en utilisant les documents annexés au présent appel d’offres. Les soumissionnaires sont priés de compléter directement le fichier Excel joint en renseignant uniquement les articles disponibles et proposés. Les lignes non renseignées seront considérées comme correspondant à des articles non disponibles par le soumissionnaire.
Toute modification de la structure du fichier Excel fourni par la MF pourra entraîner le rejet de l’offre.
Les soumissionnaires devront obligatoirement compléter les informations suivantes pour chaque article propose :
- Marque
- Modèle ou référence
- Spécifications techniques détaillées
- Quantité disponible immédiatement
- Délai estimé de livraison
- Durée de garantie proposée (en mois), lorsque applicable
- Délai d'intervention du service après-vente (en jours), lorsque applicable
- Prix unitaire HTVA TVA applicable
- Prix unitaire TVAC
- Coût de transport/livraison
- Prix total TVAC
- Observations éventuelles
Lorsque certaines informations ne sont pas applicables à un article spécifique, les soumissionnaires sont priés d’indiquer clairement « N/A » et non de laisser les cellules vides.
Les variantes ou équivalences techniques sont autorisées uniquement lorsqu’elles sont clairement identifiées et documentées dans l’offre initiale soumise à la MF.
Les soumissionnaires devront préciser explicitement si les articles proposés sont conformes aux spécifications techniques demandées.
Les prix devront être exprimés exclusivement en Francs burundais (BIF).
V. EXIGENCES TECHNIQUES ET LOGISTIQUES
Les spécifications techniques minimales applicables à chaque article sont définies dans l'Annexe I du présent appel d'offres. Les articles proposés devront être conformes à ces spécifications. Toute offre présentant des caractéristiques techniques inférieures aux exigences minimales pourra être déclarée techniquement non conforme.
Les soumissionnaires sont invités à proposer des délais de livraison réalistes correspondant à la disponibilité réelle des articles proposés. Les délais de livraison devront être exprimés en jours calendaires et feront partie intégrante de l’évaluation des offres ainsi que des engagements contractuels du fournisseur retenu. La MF se réserve le droit de vérifier la disponibilité réelle des articles avant attribution finale.
Lorsque applicable, les soumissionnaires devront préciser explicitement si les coûts proposés incluent la livraison jusqu’aux structures partenaires concernées, le transport, l’installation, le montage ainsi que la mise en service des équipements.
Les articles livrés devront correspondre strictement aux spécifications techniques, marques, modèles et références validés lors du processus d’attribution. Aucun remplacement, modification ou substitution ne pourra être effectué sans autorisation écrite préalable de la MF.
Les articles reconditionnés, usagés, réparés, remis à neuf (« refurbished ») ou de seconde main ne seront pas acceptés. Tous les articles proposés devront être neufs, complets et en bon état de fonctionnement.
Pour tous les équipements informatiques fournis avec des logiciels ou systèmes d’exploitation préinstallés, les soumissionnaires devront garantir l’utilisation de licences officielles, légales et valides. Les logiciels piratés, contrefaits, activés de manière non autorisée ou ne disposant pas de licences conformes ne seront pas acceptés. La MF se réserve le droit de vérifier la validité des licences installées et d’exiger le remplacement ou la régularisation de tout logiciel non conforme, aux frais du fournisseur.
Les équipements électriques et électroniques proposés devront être compatibles avec les normes électriques applicables au Burundi.
Le fournisseur devra assurer un emballage adéquat permettant de protéger les articles durant le transport et la livraison. Il demeure responsable des articles jusqu’à leur réception finale validée par la MF et la structure bénéficiaire concernée.
La livraison sera considérée comme complète uniquement après réception physique et validation conjointe par la MF et la structure bénéficiaire concernée. La réception des équipements pourra inclure des vérifications fonctionnelles et techniques avant validation définitive. Toute livraison partielle, incomplète ou non conforme pourra entraîner le refus de réception des articles concernés jusqu’à régularisation par le fournisseur.
Les garanties minimales exigées sont les suivantes, sauf indication contraire dans l'Annexe I :
- Équipements informatiques : minimum douze (12) mois
- Électroménager : minimum douze (12) mois
- Équipements médicaux : minimum douze (12) mois ou garantie du fabricant lorsqu'elle est supérieure
Les soumissionnaires devront également préciser les modalités de leur service après-vente, notamment le délai d'intervention, les modalités de prise en charge sous garantie, ainsi que la disponibilité des pièces de rechange ou de l'assistance technique, lorsque cela est applicable.
Pour les équipements médicaux, lorsque cela est applicable, les offres devront préciser les certifications du fabricant, les conditions de garantie, les modalités d'installation, de mise en service et de formation des utilisateurs ainsi que la disponibilité des pièces de rechange.
Les consommables et produits de diagnostic médical devront présenter une durée minimale de validité restante de douze (12) mois à la date de livraison, sauf indication contraire figurant à l'Annexe I.
VI. DOCUMENTS REQUIS ET RECEVABILITÉ ADMINISTRATIVE
Chaque soumission devra obligatoirement contenir les documents suivants :
- Courrier de soumission signé
Le courrier de soumission devra être complété, signé et cacheté en utilisant exclusivement le modèle fourni en annexe par la MF.
Le courrier devra obligatoirement :
- Être signé par une personne autorisée à engager le soumissionnaire
- Mentionner la référence complète de l’appel d’offres
- Indiquer clairement le ou les lots et sous-lots concernés
- Confirmer la soumission de l’offre conformément aux exigences de l’appel d’offres
- Confirmer l’acceptation des conditions générales de l’appel d’offres
- Indiquer la durée de validité de l’offre
- Fiche de renseignement du soumissionnaire
La fiche de renseignement devra être complétée intégralement en utilisant exclusivement le modèle fourni en annexe par la MF.
- Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social
La déclaration devra être complétée, signée et cachetée en utilisant exclusivement le modèle fourni en annexe par la MF.
- Fichier Excel de cotation
Le fichier Excel annexé à l’appel d’offres devra être complété intégralement selon les instructions fournies par la MF.
Les soumissionnaires devront obligatoirement renseigner les informations demandées pour chaque article proposé.
- Documents administratifs justificatifs
- Copie du certificat d’enregistrement de l’entreprise avec NIF
- Attestation de non-redevabilité de l’OBR valide
- Attestation d’existence d’un compte bancaire actif
Toute offre ne contenant pas les documents administratifs obligatoires pourra être rejetée sans analyse technique ou financière.
D’autre part, les documents suivants sont fortement recommandés et pourront être pris en compte dans l’analyse technique des offres :
- Références commerciales pertinentes
- Catalogues, fiches techniques ou photos descriptives des articles proposés
- Documentation relative au service après-vente et aux garanties proposées
La MF se réserve toutefois le droit de demander certains compléments administratifs mineurs ne modifiant pas substantiellement l’offre soumise.
VII. CRITÈRES D’ÉVALUATION
Les offres feront l'objet d'une évaluation en trois étapes :
- Analyse de la recevabilité administrative
- Analyse technique
- Analyse financière
Seules les offres administrativement conformes et ayant obtenu au minimum 70 % de la note technique seront admises à l'analyse financière.
Les offres seront évaluées selon les critères suivants :
- Conformité technique et qualité des articles proposés : 30 %
- Prix : 30 %
- Délai de livraison et disponibilité réelle des articles : 25 %
- Garantie et service après-vente : 10 %
- Expérience et références du fournisseur : 5 %
Les critères d'évaluation seront appliqués en tenant compte de la nature des articles composant chaque lot. Lorsque certains critères, notamment les garanties ou le service après-vente, ne sont pas pertinents pour une catégorie d'articles, ils seront appréciés uniquement dans la mesure où ils sont applicables.
La MF procédera à une analyse comparative par lot avec visibilité par sous-lot.
La MF se réserve le droit d’attribuer le marché par lot, par sous-lot, par catégorie d’articles ou par article, selon les résultats de l’analyse technique et financière. La couverture complète d’un lot ne garantit pas automatiquement son attribution intégrale.
VIII. PROCÉDURE DE SOUMISSION
Les fournisseurs intéressés sont invités à soumettre leur offre au plus tard le 16 Août 2026 à 23h59, par courriel électronique à : contact-mfburundi@mukwegefoundation.org, avec copie : info@mukwegefoundation.org.
L’objet du courriel doit porter la mention :
« Appel d’Offres Réf. N°002/AON/MF/BI/2026 »
Toute demande d’éclaircissement devra être envoyée à la même adresse avant le 7 Août 2026, avec l’objet :
« Éclaircissement - Appel d’Offres Réf. N°002/AON/MF/BI/2026 »
Les soumissionnaires sont responsables de vérifier que leur offre est complète avant soumission.
À l'expiration du délai de soumission, les offres reçues seront ouvertes par un comité d'évaluation désigné par la MF. Les offres seront ensuite évaluées conformément aux critères définis à la section VII du présent dossier.
La MF pourra, si elle l'estime nécessaire, demander aux soumissionnaires des clarifications portant sur le contenu de leur offre, sans que ces clarifications ne puissent modifier les éléments essentiels de celle-ci ni remettre en cause l'égalité de traitement entre les soumissionnaires.
À l'issue du processus d'évaluation, la MF notifiera par écrit le ou les soumissionnaires retenus.
IX. VALIDITÉ DES OFFRES
Les offres soumises devront rester valides pendant une période minimale de quarante-cinq (45) jours calendaires à compter de la date limite de soumission.
X. MODALITÉS DE PAIEMENT
Les paiements seront effectués en Francs burundais (BIF), exclusivement par virement bancaire, après livraison conforme, réception validée et présentation des documents justificatifs requis.
Les paiements seront effectués dans un délai maximal de trente (30) jours calendaires après réception définitive conforme des fournitures et de la facture régulière.
XI. DROIT DE RÉSERVE
La MF se réserve le droit :
- De rejeter toute offre incomplète, non conforme ou reçue hors délai
- De demander des clarifications ou documents complémentaires
- De vérifier les informations communiquées par les soumissionnaires
- De négocier certains aspects techniques, logistiques ou financiers avec les soumissionnaires présélectionnés
- De ne pas attribuer le marché si aucune offre ne répond aux exigences requises
- De diviser le marché entre plusieurs fournisseurs si cela est jugé nécessaire
- D'appliquer, en cas d'attribution du marché, les mesures prévues dans le bon de commande ou le contrat en cas de retard de livraison ou de non-respect des obligations contractuelles
L’attribution du marché ne garantit pas nécessairement une commande immédiate ou l’acquisition de l’ensemble des quantités indicatives figurant dans les annexes. La MF ne sera tenue responsable d’aucun coût engagé par les soumissionnaires dans le cadre de la préparation ou de la soumission de leurs offres.
Les soumissionnaires demeurent responsables du respect des exigences légales, fiscales, douanières et réglementaires applicables aux articles proposés et livrés.
XII. CORRUPTION ET MANŒUVRES FRAUDULEUSES
La MF applique une politique de tolérance zéro en matière de corruption, fraude, collusion ou toute autre pratique contraire à l’éthique. Toute tentative d’influence indue du processus d’évaluation ou toute fausse déclaration pourra entraîner le rejet immédiat de l’offre concernée.
Vous trouverez ci-dessous les documents nécessaires pour vous guider dans votre processus de candidature. Cliquez sur les liens pour les télécharger.
3_002AONMFBI2026_ModeĚle_Courrier_Soumission
4_002AONMFBI2026_Fiche de renseignement du soumissionnaire
5_002AONMFBI2026_Fichier de cotation aĚ compleěter par le soumissionnaire
