Recrutement d’un(e) consultant(e) individuel(le) ou d’un cabinet/agence

Termes de référence pour le recrutement d'un(e) consultant(e) individuel(le) ou d'un cabinet/agence pour la conception du site web institutionnel, la mise en place de la messagerie professionnelle, la stratégie et l'animation des réseaux sociaux, et la mise en place d'un système d'archivage numérique de documents

Domaine du site institutionnel envisagé : afjb.bi

Présentation de l'Association des Femmes Juristes du Burundi ( AFJB)

L'Association des Femmes Juristes du Burundi (A.F.J.B) est une organisation de la société civile Burundaise régie par la loi N^O 1/02 du 27 janvier 2017 portant cadre organique des associations sans but lucratif AFJB a été agréé par l'OM n⁰530/245 du 25/07/1995.

Elle a été créée à l'initiative d'un groupe de femmes juristes exerçant des fonctions de responsabilité diverses et ayant chacune fait preuve de compétence et de réussite dans leurs professions respectives. Ces femmes étaient fortement motivées de renverser un contexte chaotique marquée par la fragilisation du statut de la femme et de l'enfant et par le recul de leurs droits dans contexte de guerre civile.

Depuis sa création, AFJB met en œuvre des projets concourant à l'atteinte de ses objectifs dans ses domaines d'intervention. L'AFJB regroupe plus de cent cinquante membres venant de divers horizons (parlementaires, juristes d'entreprises, conseillères d'état, notaires, magistrats, avocates, Ministres, diplomates, etc.) ce qui contribue efficacement au développement du droit en général, et à la promotion de la femme burundaise en particulier.

L'Association entend participer à tous les grands débats de société et jouer un rôle actif dans les transformations qu'ils impliquent, notamment dans la perspective de combattre toute forme de discrimination, toute atteinte aux droits fondamentaux de la femme et de l'enfant ainsi que promouvoir un développement égalitaire pris sous l'aspect genre.

Il.         Contexte et justification

L'AFJB est membre du Grass rôts Justice Network (réseau international animé par Namati, qui regroupe des organisations œuvrant pour l'accès à la justice communautaire), ce qui témoigne de son ancrage dans une communauté de pratique dépassant les frontières nationales.

Partout où l'accès à la justice progresse aujourd'hui, le numérique y joue un rôle croissant information juridique en ligne, orientation à distance, dématérialisation des échanges avec les partenaires et les bénéficiaires. L'AFJB dispose, de par son expérience de terrain et son ancrage dans un réseau international de praticiens, d'une base solide pour amorcer sa propre transition numérique institutionnelle. C'est dans cette logique que s'inscrivent les présents termes de référence.

À ce jour cependant, la présence numérique institutionnelle de l'AFJB reste en deçà de son rayonnement réel sur le terrain : une page Facebook active mais peu structurée, l'absence d'un site web fonctionnel, et aucun système formalisé d'archivage numérique des documents et dossiers de l'association. L'AFJB souhaite donc recruter un(e) consultant(e) individuel(le) ou un cabinet/agence spécialisé(e) pour combler cet écart et doter l'association d'outils numériques à la hauteur de sa mission.

Domaine d'intervention de l'AFJB

Le travail de l'AFJB repose sur une stratégie qui s'articule autour de six axes principaux.

Vulgarisation des lois usuelles et des instruments juridiques internationaux relatifs aux droits humains

Plaidoyer pour la mise en place et le renforcement d'un cadre légal soucieux des droits des femmes et des enfants

Assistance intégrée aux Femmes, victimes des VBG et personnes vulnérables

Autonomisation économique de la femme

Participation des femmes aux instances de prise de décision

Coordination, renforcement des capacités institutionnelles et suivi-évaluation.

Réseau

L'AFJB est connectée au réseau international Namati / Grassroots Justice Network, ce qui constitue un atout pour la visibilité et le rayonnement futurs de sa présence numérique.

Coordonnées de l'organisation

Siège social : 109, Avenue de l'Université, Nyakabiga, Bujumbura, Burundi

Page Facebook : facebook.com/afiuristesbu

Nom de domaine institutionnel : afjb.bi. Un ancien domaine, femmesjuristes.bi, sera redirigé vers le nouveau site.  Téléphone : +257 22243733

1. Constat de la situation numérique actuelle

Site web : inexistant ou inactif. L'AFJB ne dispose d'aucune vitrine institutionnelle propre où centraliser son information, ses ressources juridiques et ses rapports d'activités.

Réseaux sociaux : une page Facebook existe et documente ponctuellement les activités et événements de l'association, mais sans ligne éditoriale, ni calendrier de publication, ni indicateurs de suivi.

Archivage documentaire : les dossiers de cas, rapports, procès-verbaux, supports de communication (bannières, photos, comptes rendus) et la correspondance avec les bailleurs sont vraisemblablement conservés de façon dispersée, sur papier ou sur des postes individuels, sans système de classement, de sauvegarde ni de contrôle d'accès.

Compétences internes : l'équipe de l'AFJB ne dispose pas encore, à ce stade, des compétences techniques lui permettant de gérer un site web, une stratégie de contenu sur les réseaux sociaux, ou un système d'archivage numérique de façon autonome.

Ce constat justifie une intervention à la fois technique (mise en place des outils) et pédagogique (transfert de compétences), afin que l'AFJB ne devienne pas dépendante du prestataire une fois la consultance achevée.

VII. Vision numérique projetée par l'AFJB

1. Le site web : un point d'entrée unique vers les droits

Au-delà d'une simple carte de visite institutionnelle, le site afjb.bi a vocation à devenir le prolongement en ligne du travail de terrain de l'AFJB : une cartographie interactive des cliniques juridiques et points d'orientation par province et commune, une bibliothèque de ressources juridiques vulgarisées (droits fonciers, VBG, droits économiques des femmes) téléchargeables et éventuellement disponibles hors-ligne, un formulaire sécurisé de demande d'orientation ou de signalement, un espace « actualités et plaidoyer » pour publier communiqués et rapports, et une page dédiée à la visibilité des partenaires techniques et financiers de l'association.

2. Les réseaux sociaux : rencontrer les publics là où ils sont

La page Facebook, déjà existante, reste le canal prioritaire : elle doit gagner en régularité, en cohérence visuelle et en capacité à raconter l'impact du travail de l'AFJB (témoignages anonymes, capsules de vulgarisation juridique en français et en kirundi). À moyen terme, l'association pourra évaluer l'intérêt d'un canal WhatsApp comme ligne d'orientation juridique de proximité — cohérent avec les usages mobiles dominants au Burundi — ainsi qu'une présence YouTube ou TikTok pour des capsules courtes de vulgarisation du droit, et Linkedln pour la visibilité institutionnelle auprès des bailleurs.

3. L'archivage : la mémoire organisée d'une association qui dure

Un système d'archivage numérique structuré (dossiers de cas dans le respect strict de la confidentialité, rapports d'activités et financiers, procès-verbaux, revue de presse, photothèque des événements) permettra à l'AFJB de sécuriser sa mémoire institutionnelle, de retrouver rapidement un document, et de répondre plus efficacement aux exigences de reporting de ses partenaires.

4. Perspective à moyen terme (3 à 5 ans)

Une fois les fondations posées, l'AFJB pourra envisager : une synchronisation entre le site web et d'éventuels outils numériques déployés sur le terrain, un tableau de bord public présentant quelques statistiques d'impact (dossiers traités, cliniques actives), voire, à terme, un premier niveau d'orientation juridique automatisée (foire aux questions dynamique). L'objectif n'est pas de tout construire dès cette consultance, mais de poser une architecture — technique et organisationnelle — qui rende ces évolutions possibles sans tout reconstruire.

VIII.      Objectifs de la consultance

1. Objectif global

Doter l'AFJB d'une présence numérique professionnelle, cohérente et durable — site web, réseaux sociaux, système d'archivage — et rendre son équipe autonome dans la gestion courante de ces outils au terme de la consultance.

2. Objectifs spécifiques

Concevoir, développer et mettre en ligne un site web institutionnel de I'AFJB, hébergé sur le domaine afJb.bi,

Mettre en place des adresses email professionnelles pour l'équipe de I'AFJB, via une solution de messagerie de type Outlook / Microsoft 365

Élaborer une stratégie éditoriale et un plan d'action pour l'animation des réseaux sociaux de l'association, et accompagner sa mise en œuvre initiale

Concevoir et mettre en place un système d'archivage numérique de documents, sécurisé et adapté aux besoins de l'AFJB

Former et outiller l'équipe de l'AFJB afin qu'elle soit capable, à l'issue de la consultance, d'administrer le site web, d'utiliser sa messagerie professionnelle, d'animer les réseaux sociaux et de gérer le système d'archivage de façon autonome.

1. Etendue des prestations et résultats de la consultance

La consultance s'articule autour de trois volets techniques et d'un volet transversal de renforcement de capacités, ce dernier conditionnant la réussite durable de l'ensemble.

1. Site web institutionnel et messagerie professionnelle

Audit rapide de l'existant (contenu disponible, ancien domaine femmesjuristes.bi, identité visuelle des banderoles et supports existants),

Élaboration de l'arborescence du site et des maquettes (structure des pages : accueil, présentation, domaines d'intervention, cliniques juridiques / carte, ressources juridiques, actualités, partenaires, contact)

Développement du site sous un système de gestion de contenu (CMS) robuste, pérenne et facile à administrer, responsive (mobile-first, compte tenu de l'accès majoritairement mobile), en français avec option d'extension au kirundi et à l'anglais

Intégration de l'identité visuelle de l'AFJB (logo, couleurs, photothèque des événements) ;

Configuration du nom de domaine afJb.bi, de l'hébergement et des certificats de sécurité (HTTPS) ,

s/ Mise en place d'adresses email professionnelles pour l'équipe de l'AFJB (ex. prenom@afib.bi) via une solution de messagerie de type Outlook I Microsoft 365, incluant la configuration des boîtes de réception sur ordinateurs et téléphones ,

Référencement de base (SEC)), accessibilité et temps de chargement optimisé pour une connexion mobile moyenne,

Mise en place d'un formulaire de contact / d'orientation sécurisé, conforme aux exigences de confidentialité (cf. section 14).

2. Stratégie et animation des réseaux sociaux

Diagnostic de la page Facebook existante (audience, historique de publication, points forts et faibles) ;

Élaboration d'une stratégie de contenu et d'une charte éditoriale (ton, formats, fréquence, langues)

Recommandation argumentée sur l'opportunité d'ouvrir de nouveaux canaux (WhatsApp

Business, Instagram, Linkedln, YouTube/TikTok) selon les publics cibles de l'AFJB

Élaboration d'un calendrier éditorial type (modèle réutilisable par l'équipe AFJB)

Production ou coproduction d'un premier lot de contenus (avec l'équipe AFJB) et accompagnement de l'animation pendant une période de démarrage

Mise en place d'indicateurs simples de suivi (portée, engagement, croissance de la communauté).

3. Système d'archivage numérique de documents

Recensement des types de documents à archiver (dossiers de cas, rapports d'activités et financiers, procès-verbaux, correspondance avec les bailleurs, revue de presse, photothèque)

Conception d'une arborescence de classement logique et d'une nomenclature de nommage des fichiers

Choix argumenté et mise en place d'une solution d'archivage numérique adaptée au contexte de l'AFJB (connectivité, budget, sensibilité des données), avec sauvegarde régulière et contrôle d'accès différencié selon les profils (personnel de terrain, direction, invités) ,

Numérisation d'un premier lot de documents prioritaires (à définir conjointement avec I'AFJB)

Rédaction d'une procédure interne simple de gestion documentaire (qui archive quoi, où, et selon quelles règles de confidentialité).

4. Renforcement des capacités de l'équipe AFJB

Identification, en début de mission, des membres de l'équipe AFJB à former (idéalement 2 à 4 personnes, dont au moins une référente technique) ,

Sessions de formation pratique sur l'administration du site web (publication, mise à jour de contenu, gestion des utilisateurs) ;

Sessions de formation sur l'utilisation de la messagerie professionnelle (Outlook) : envoi et réception, pièces jointes, organisation des dossiers, bonnes pratiques de sécurité (mots de passe, hameçonnage)

Sessions de formation sur l'animation des réseaux sociaux (production de contenu, planification, réponse aux commentaires, notions de sécurité des comptes) ,

Sessions de formation sur l'utilisation du système d'archivage (classement, recherche, sauvegarde, respect de la confidentialité) ,

Remise d'un manuel d'utilisation simple et illustré (guides pas-à-pas) pour le site web, la messagerie professionnelle, les réseaux sociaux et l'archivage, rédigé en français clair ,

Test d'autonomie avant la fin de la mission : l'équipe AFJB doit démontrer, en présence du/de la consultant(e), sa capacité à publier un contenu sur le site, utiliser sa messagerie professionnelle, publier sur les réseaux sociaux, et archiver un document, sans assistance directe.

      x. Livrables

3	Site web afJb.bi développé, testé et mis en ligne	Site web	Semaine 8
4	Adresses email professionnelles (Outlook / Microsoft        365)     configurées      et opérationnelles	Messagerie	Semaine 8
5	Stratégie éditoriale et calendrier de publication des réseaux sociaux	Réseaux sociaux	Semaine 5
6	Premier lot de contenus publiés et communauté initiale animée	Réseaux sociaux	Semaine 10
7	Système d'archivage numérique opérationnel et procédure documentée	Archivage	Semaine 8
8	Manuels d'utilisation (site, messagerie, réseaux sociaux, archivage)	Transversal	Semaine 10
9	Sessions de formation dispensées (rapport de formation + liste de présence)	Transversal	Semaines 9-11
10	Test d'autonomie de l'équipe AFJB réalisé et validé	Transversal	Semaine 12
11	Rapport final de consultance (bilan, recommandations, plan de maintenance)	Transversal	Semaine 12

1. Méthodologie indicative

Le/la consultant(e) ou le cabinet retenu proposera sa propre méthodologie dans son offre technique. À titre indicatif, l'AFJB attend une approche articulée autour des étapes suivantes

Cadrage : entretiens avec la direction et les équipes de I'AFJB, revue des documents et supports existants, validation du plan de travail ;

Conception : arborescence du site, charte éditoriale des réseaux sociaux, architecture du système d'archivage — validées avec l'AFJB avant développement ,

Développement et mise en œuvre : construction du site, structuration de l'archivage, lancement accompagné des réseaux sociaux ;

Transfert de compétences : formations pratiques, production de manuels, accompagnement en doublon avec l'équipe AFJB

Test d'autonomie et clôture : vérification que l'équipe AFJB peut opérer seule, remise du rapport final et des accès/identifiants.

Une approche participative est attendue : l'équipe AFJB doit être associée à chaque étape, pas uniquement destinataire du résultat final.

XII.      Durée et calendrier

La consultance est estimée à environ 12 semaines (3 mois) réparties comme suit. Les dates de démarrage et de fin exactes seront précisées dans le contrat, en fonction de la disponibilité de l'AFJB et du prestataire retenu.

 XIII.    Profil recherché

La présente consultance est ouverte à un(e) consultant(e) individuel(le), à une équipe de consultants associés, ou à un cabinet/agence. Le profil ci-dessous s'applique à l'entité (personne ou équipe) qui exécutera effectivement la mission.

XIV. Qualification et compétences techniques

Formation supérieure en informatique, communication digitale, systèmes d'information ou domaine équivalent ;

Expérience avérée en développement web (portfolio de sites réalisés à l'appui) ,

Expérience en stratégie et gestion de réseaux sociaux pour des organisations à but non lucratif ou institutionnelles ,

Maîtrise de la configuration de solutions de messagerie professionnelle (Outlook I Microsoft 365, Google Workspace ou équivalent) ;

Connaissance des principes de gestion électronique des documents (GED) et de sécurité de l'information ,

Expérience démontrée en formation d'adultes / transfert de compétences (pas uniquement en exécution technique) ,

Une expérience antérieure avec des associations de défense des droits humains, des organisations féminines ou des projets financés par des bailleurs internationaux constitue un atout.

1. Qualités attendues

Sensibilité au contexte des droits des femmes et à la confidentialité des données sensibles (dossiers VBG notamment) ;

Pédagogie et capacité à vulgariser les notions techniques auprès d'une équipe non spécialiste

Autonomie, rigueur et respect des délais

Maîtrise du français ; la connaissance du kirundi est un atout.

• Supervision et modalités de la collaboration

Lella consultant(e) ou le cabinet travaillera sous la supervision directe de la direction de I'AFJB, ou de la personne qu'elle désignera comme point focal ;

Un point d'avancement hebdomadaire ou bihebdomadaire (court, à distance ou en présentiel) sera organisé pendant toute la durée de la mission ,

Chaque livrable majeur (arborescence, maquettes, charte éditoriale, architecture d'archivage) sera soumis à validation écrite de l'AFJB avant d'être développé

Le prestataire s'engage à documenter son travail au fur et à mesure (et non uniquement en fin de mission) afin de faciliter la formation et la passation.

• Budget indicatif et modalités de paiement

Le tableau ci-dessous structure les postes de dépense de la consultance. Chaque soumissionnaire indique dans son offre financière le montant proposé pour chaque poste, en cohérence avec l'étendue des prestations décrite en haut.

		Montant
Développement du site web	Conception, développement, mise en ligne, nom de domaine et hébergement (1ère année)	Proposé par le soumissionnaire
Messagerie professionnelle	Mise en place des adresses email (Outlook / Microsoft 365) et configuration des postes	Proposé par le soumissionnaire
Stratégie et accompagnement réseaux sociaux	Diagnostic,     charte   éditoriale, accompagnement du lancement	Proposé par le soumissionnaire
Système         d'archivage numérique	Conception, mise en place, numérisation du premier lot	Proposé par le soumissionnaire
Formation et renforcement de capacités	Sessions de formation, manuels d'utilisation	Proposé par le soumissionnaire

9-

Forfait total de la consultance

Honoraires du/de la consultant(e) ou du cabinet, tout compris

Proposé par le soumissionnaire

Modalités de paiement

30⁰/0 à la signature du contrat, sur présentation du rapport de cadrage validé

40⁰/0 à la mise en ligne du site web, à la mise en place de la messagerie professionnelle et du système d'archivage

30⁰/0 à la réception du rapport final, après validation du test d'autonomie de l'équipe AFJB.

• Critères d'évaluation de l'offre

Les offres seront évaluées sur la base d'une grille technique (80⁰/0) et financière (20⁰/0), selon les critères suivants

	Pondération
Compréhension des enjeux de l'AFJB et pertinence de la méthodologie proposée	250/0
Expérience et références pertinentes (site web, réseaux sociaux, GED, formation d'adultes)	250/0
Qualité et clarté du plan de renforcement des capacités de l'équipe AFJB	200/0
Réalisme du calendrier et de l'organisation de la mission	100/0
Offre financière (compétitivité et clarté du budget)	200/0

• Confidentialité, sécurité des données, propriété intellectuelle

Compte tenu de la nature du travail de l'AFJB — Prise en charge holistique des victimes des violences sexuelles et basées sur le genre, Vulgarisation de la loi, plaidoyer, Coordination et renforcement institutionnel, Participation aux instances de prise de décision, dossiers de violences basées sur le genre, litiges fonciers — le/la prestataire s'engage à traiter avec la plus grande confidentialité toute information ou tout document auquel illelle aurait accès dans le cadre de la mission, et à ne jamais publier, sur le site web ou les réseaux sociaux, une information identifiant un(e) bénéficiaire sans son consentement explicite et éclairé.

Le système d'archivage devra intégrer des niveaux d'accès différenciés, un chiffrement ou une protection par mot de passe des dossiers sensibles, et une politique de sauvegarde régulière

Les comptes de messagerie professionnelle seront protégés par des mots de passe robustes et, si possible, une authentification à deux facteurs ; les identifiants seront remis exclusivement à l'AFJB à la clôture de la mission ,

Un accord de confidentialité pourra être signé entre l'AFJB et le/la prestataire avant le démarrage de la mission ;

Tous les codes sources, contenus, identifiants d'accès et bases de données produits dans le cadre de la mission demeureront la propriété exclusive de I'AFJB, et seront transmis intégralement à la fin de la consultance

Le prestataire ne pourra faire état de sa collaboration avec l'AFJB à des fins de communication externe (portfolio, références) qu'avec l'accord préalable de l'association.

1. Dossier de candidature et modalités de soumission
2. Contenu du dossier

Une offre technique présentant la compréhension des présents termes de référence, la méthodologie proposée et le calendrier prévisionnel ,

Un portfolio ou des références de réalisations antérieures pertinentes (sites web, stratégies réseaux sociaux, projets de GED) •  Le(s) CV du/de la consultant(e) ou de l'équipe proposée (pour un cabinet, indiquer les profils qui seront effectivement mobilisés)

Une offre financière détaillée, correspondant aux postes du tableau budgétaire de la section

12. Les coordonnées d'au moins deux références professionnelles vérifiables.

2. Modalités de soumission

Date limite de soumission : quinze (8) jours ouvrables à compter de la date de publication du présent avis.

 Adresse de soumission : afiuristesbu@gmail.com

Objet du courriel : « Candidature — Consultance digitalisation AFJB (site web, messagerie, réseaux sociaux, archivage) »

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour un éventuel entretien complémentaire.