Demande de propositions pour le recrutement d’une maison de consultance (consultants-formateurs) pour la formation des techniciens en électricité

Demande de propositions pour le recrutement d'une maison de consultance (consultants-formateurs) pour la formation des techniciens en électricité

(Réf. RFP: WP-NOV26-CFE)

1. Demandeur

Les cabinets et consultants invités à cette demande de propositions et intéressés par ce projet sont priés de prendre connaissance des informations figurant dans le présent document et dans les annexes jointes. Les propositions et/ou demandes de clarification doivent être adressées au contact du demandeur indiqué ci-dessus.

2. Contexte et objet de la consultation

Anzana Electric Group (ci-après « Anzana », anciennement Virunga Power Holdings Limited) est une société privée d'énergies renouvelables spécialisée dans le développement et l'exploitation de projets durables de production et de distribution d'électricité dans les zones rurales d'Afrique subsaharienne.

Weza Power (WP), filiale d'Anzana Electric Group opérant au Burundi, est une société privée spécialisée dans la distribution d'électricité en milieu rural, développée dans le cadre d'un partenariat public-privé (PPP) avec le Gouvernement du Burundi. Sa mission est de contribuer à l'augmentation de l'accès à l'électricité en zone rurale, avec un objectif d'électrification pouvant atteindre 70 % de la population rurale.

Afin de soutenir la mise en œuvre de son programme d'électrification rurale, WP souhaite renforcer les capacités techniques de ses équipes afin de garantir la fiabilité, la sécurité et l'efficacité des opérations électriques sur le terrain. Dans cette perspective, WP lance le présent appel afin d'identifier et de sélectionner une maison de consultance ou des consultants qualifiés pour assurer la formation de ses techniciens en électricité.

3. Étendue de la mission

La mission a pour objet de renforcer les capacités techniques des techniciens en électricité de Weza Power (distribution, maintenance, exploitation, diagnostic et sécurité des installations électriques) à travers une formation théorique et pratique. En synthèse, le cabinet / consultant retenu sera chargé de :

• Concevoir les modules de formation et les supports pédagogiques ;
• Dispenser la formation théorique et pratique aux techniciens en électricité, sur une période de 4 semaines, principalement au Centre de Formation de Weza Power (ETS Kamenge, Bujumbura) ;
• Évaluer les participants (évaluation pré et post-formation, tests théoriques et pratiques) ;
• Produire les livrables attendus : plan de formation détaillé, rapports de formation, rapport final consolidé et certificat / attestation de formation.

Les soumissionnaires sont invités à se référer aux Termes de référence (TDR) joints en Annexe A, qui précisent l'ensemble des éléments de la mission : objectifs général et spécifiques, public cible, approche pédagogique, contenu, durée et lieu de la formation, profil des formateurs, livrables attendus et les thèmes de formation proposés figurent également en Annexe A. La présente section n'en constitue qu'une synthèse ; en cas de divergence, les TDR font foi.

Tout au long du contrat, le prestataire doit respecter strictement les termes convenus et s'abstenir de toute négociation ou modification hors contrat, afin que toutes les interactions relatives à l'exécution de la mission et à la facturation suivent les procédures définies.

Les annexes jointes à la présente demande de cotation ont pour objet de fournir tous les éléments nécessaires pour permettre aux soumissionnaires de bien comprendre la spécificité et la complexité du projet ainsi que les attentes de l'autorité contractante. Les soumissionnaires sont invités à les examiner attentivement et à en tenir compte dans la préparation de leur proposition.

4.  Éligibilité et instructions de soumission

4.1.  Conditions d'éligibilité

La présente demande de propositions est lancée de manière publique, des invitations à participer ont été adressées à des cabinets et consultants identifiés à l'issue d'une étude de marché préliminaire. L'appel est également publié sur le site internet de Weza Power (www.wezapower.com) et dans les journaux locaux afin d'assurer une large visibilité et de permettre la participation de cabinets et consultants locaux éligibles.

Tous les soumissionnaires doivent fournir un ensemble de documents et de preuves permettant de satisfaire à nos exigences de connaissance des fournisseurs (Know Your Supplier – KYS). Ce processus permet à l'autorité contractante d'évaluer les capacités, les forces et les faiblesses des soumissionnaires, et de vérifier leur légitimité, leur stabilité financière et leur conformité réglementaire.

En conséquence, tous les soumissionnaires sont invités à fournir des preuves démontrant :

v  L'immatriculation légale et la situation régulière vis-à-vis des autorités fiscales et sociales compétentes ;

v  Le formulaire KYS complété et la remise des pièces justificatives requises.

Seuls les soumissionnaires jugés éligibles à l'issue de cet examen initial de conformité seront pris en compte pour les évaluations technique et financière.

4.2.  Instructions de soumission

Les instructions suivantes s'appliquent à la préparation et à la soumission des propositions dans le cadre de la présente demande de propositions.

• Toutes les propositions doivent être rédigées et soumises en français ; une soumission en anglais est toutefois tolérée.
• Toutes les propositions financières doivent être soumises en francs burundais (BIF), devise d'évaluation et de paiement.
• Les prix proposés doivent inclure toutes les taxes applicables ainsi que l'ensemble des frais liés à la prestation (honoraires, déplacements, supports pédagogiques, etc.).
• Les soumissionnaires sont priés de fournir tous les documents (offre technique, CV des experts, pièces justificatives, etc.) en format non modifiable.
• Les propositions peuvent être soumises par voie électronique, par courriel ou via une plateforme de partage de fichiers, et doivent être accompagnées d'un courriel de couverture.
• Les soumissions tardives ne seront pas acceptées.
• Tous les délais s'entendent en jours ouvrables (du lundi au vendredi, hors jours fériés au Burundi).
• L'évaluation et l'attribution du contrat porteront sur l'ensemble de la mission décrite à la section 3. Les soumissionnaires peuvent être une maison de consultance ou des consultants, à condition de présenter une offre couvrant l'intégralité de la mission.

5. Calendrier de soumission et de passation du marché

Ce processus de passation suivra le calendrier indicatif présenté dans le tableau ci-dessous. Les soumissionnaires sont responsables du dépôt de leurs propositions dans les délais. L'autorité contractante se réserve le droit d'ajuster ces dates si nécessaire.

Les soumissionnaires sont priés de confirmer leur intention de participer au plus tard à la date indiquée dans le tableau ci-dessus. La confirmation doit être envoyée par courriel au point de contact indiqué à la section 1 (Demandeur).

Les soumissionnaires souhaitant obtenir des clarifications sur le présent RFQ doivent soumettre leurs questions par écrit à l'autorité contractante, à l'adresse électronique indiquée à la section 1. Demandeur, au moins 4 jours avant la date limite de soumission des propositions. Les questions ou demandes de clarification doivent :

• Être transmises dans un format modifiable (par exemple Microsoft Word ou Microsoft Excel) ;
• Être numérotées et faire clairement référence à la section ou au document concerné par la demande de proposition ;
• Les demandes par téléphone ou en personne ne seront pas acceptées.

Les réponses à toutes les questions seront communiquées à tous les soumissionnaires ayant confirmé leur intention de participer dans un délai de 3 jours suivant leur réception.

6. contenu de la proposition

les soumissionnaires doivent structurer leur proposition conformément au format et au contenu décrits ci-dessous. la proposition est divisée en trois parties principales reflétant les critères d'évaluation détaillés à la section 7.1 critères d'évaluation.

Partie A - Documents justifiant l'éligibilité

examinés afin de vérifier la situation juridique du soumissionnaire, sa capacité à contracter et sa conformité aux conditions énoncées à la section 4.1 conditions d'éligibilité. la documentation requise comprend :

1. le formulaire know your supplier (kys), dûment complété et signé ;

2.la remise des pièces justificatives listées dans le formulaire kys, selon le format requis.

partie b - offre technique

l'offre technique doit présenter de manière claire, complète et convaincante la façon dont le soumissionnaire entend réaliser la mission. elle doit démontrer une bonne compréhension des objectifs, de la méthodologie, des ressources et des risques associés au projet. la documentation requise comprend :

• expérience du cabinet / consultant : références de formations comparables, en particulier dans le domaine de l'électricité et des réseaux hta/bt.
• méthodologie proposée : méthodologie détaillée (approche participative, formation pratique sur équipements réels, études de cas, évaluation pré et post-formation), plan de formation détaillé et calendrier couvrant les thèmes de l'annexe d.qualification des formateurs : cv des experts alignés, démontrant l'expérience, la maîtrise des réseaux hta/bt et des langues requises.
• modalités d'exécution : déclaration signée confirmant l'acceptation du lieu, de la durée (4 semaines) et des livrables de la mission.

partie c - offre financière

l'offre financière doit présenter une ventilation claire, détaillée et transparente de l'ensemble des coûts associés à la mission, y compris, le cas échéant, les taxes applicables. elle doit refléter une bonne compréhension de l'étendue de la mission et être cohérente avec l'offre technique. la documentation requise comprend :

• tarification : bordereau de prix complété pour l'ensemble de la mission, incluant les honoraires, les frais associés et toutes les taxes applicables
• validité de l’offre : les soumissionnaires sont tenus de confirmer que leur offre demeure valable pendant une période minimale de 120 jours et de fournir une déclaration formelle précisant la durée de validité de l’offre ainsi que son caractère ferme pendant toute cette période.
• flexibilité contractuelle et acceptation du contrat : les soumissionnaires sont tenus de fournir une déclaration confirmant leur acceptation des termes et conditions du contrat.

7.Critères et principe d'évaluation

7.1.  Critères d'évaluation

Toutes les propositions reçues dans le délai de soumission seront évaluées conformément aux critères et à la procédure décrits ci-dessous.

L'évaluation sera menée en trois étapes successives : examen de l'éligibilité, évaluation technique et évaluation financière. Seuls les soumissionnaires satisfaisant aux exigences d'éligibilité passeront aux étapes suivantes.

Étape 1 - Examen de l'éligibilité :

Cet examen a pour objet de confirmer que les soumissionnaires satisfaisants aux exigences minimales d'éligibilité énoncées à la section 4.1 (Conditions d'éligibilité). Il consistera à vérifier la complétude et la validité des documents administratifs fournis dans la Partie A - Documents justifiant l'éligibilité.

Seules les propositions jugées conformes à ce stade passeront à l'évaluation technique.

Étape 2 - Évaluation technique :

L'évaluation technique appréciera la capacité du soumissionnaire à réaliser la mission de formation dans le respect des termes de référence. Les documents fournis dans la Partie B - Offre technique seront évalués selon les critères indicatifs suivants :

Étape 3 - Évaluation financière :

L'évaluation financière appréciera la compétitivité et la cohérence d'ensemble de l'offre du soumissionnaire. Les documents fournis dans la Partie C - Offre financière seront évalués selon le critère indicatif suivant :

Notation finale et sélection

Le soumissionnaire ayant obtenu la note combinée la plus élevée sera recommandé pour l'attribution du contrat, sous réserve de la diligence raisonnable finale, de la négociation et de l'accord sur les termes contractuels.

7.2.  Principe d'évaluation

Chaque critère de la grille d'évaluation présentée précédemment sera évalué et noté sur une échelle de 0 à 5, selon la mesure dans laquelle la proposition du soumissionnaire répond aux attentes de l'autorité contractante ou les dépasse. L'échelle de notation est définie comme suit :

Chaque critère sera noté individuellement selon cette échelle. La note totale sera ensuite calculée selon les pondérations définies dans la grille d'évaluation.

8.Conditions générales de l'appel d'offres

Les conditions suivantes s'appliquent à la présente demande de proposition ; en soumettant une proposition, le soumissionnaire reconnaît avoir lu, compris et accepté ces conditions dans leur intégralité.

1/ Tous les coûts liés à la préparation et à la soumission des propositions sont entièrement à la charge des soumissionnaires. L'autorité contractante ne saurait en aucun cas être tenue responsable de ces coûts, quelle que soit l'issue du processus de sélection.

2/ Toutes les informations fournies par les soumissionnaires seront traitées de manière strictement confidentielle et utilisées uniquement aux fins de l'évaluation des propositions. Aucune information, en tout ou en partie, ne sera divulguée à un tiers sans l'accord écrit préalable du soumissionnaire.

3/ L'autorité contractante se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute proposition, d'annuler le présent RFQ ou de rejeter toutes les propositions à tout moment avant l'attribution du contrat, sans encourir de ce fait aucune responsabilité ni obligation de motiver sa décision.

4/ La présent2  demande de proposition ne constitue pas un engagement d'attribuer un contrat ni d'entamer une négociation avec un soumissionnaire. Seule la signature d'un accord formel sera réputée engageante.

5/ Tous les documents remis par les soumissionnaires deviennent la propriété de l'autorité contractante et ne seront pas restitués.

6/ Les soumissionnaires doivent respecter les normes d'éthique et d'intégrité les plus élevées pendant les phases de passation et d'exécution. Toute tentative d'influencer le processus d'évaluation ou l'autorité contractante peut entraîner une disqualification immédiate.

9.Annexes

Les annexes listées ci-dessous font partie intégrante de la demande de cotation. Les soumissionnaires sont tenus d'examiner attentivement toutes les annexes, car elles contiennent des informations essentielles et les modèles nécessaires à la préparation d'une proposition complète et conforme.

Annexe A : Termes de références avec les thèmes de formation proposés

Annexe B :Annexe KYS (3)

Annexe C :Modèle de contrat